Dopo aver maturato diversi anni di esperienza nel mondo degli applicativi gestionali,  è giunto finalmente per me il momento di sedermi a tavolino per fare alcune riflessioni.
Mi lascio ancora stupire di come oggi, nel 2016, mi trovi spesso ad incontrare aziende – e parlo di aziende strutturate e ben affermate nel loro settore – che non hanno ancora adottato un sistema gestionale integrato, finendo per gestire un bagaglio di informazioni totalmente frammentato.  Se faccio una statistica tra le aziende che si rivolgono alla nostra consulenza, il sistema gestionale (se così vogliamo chiamarlo) più diffuso che abbia mai incontrato è il leggendario foglio di Excel.
Devo dire che ho trovato aziende che sono riuscite a costruire Mega fogli Excel che solo a guardarli ci si perde dentro, ma che per l’azienda diventano uno strumento straordinariamente funzionale.
Già, ma stiamo pur sempre parlando di un foglio Excel: ciò significa che le informazioni non sono strutturate, né condivise. Replica di molte informazioni in azienda, perdita di tempo e un grosso rischio di errore: Excel non è stato costruito per servire processi complessi, perché non è altro che una pagina che contiene dati da ‘macinare’.
Si tratta sicuramente di uno strumento estremamente potente, ma che deve essere visto in un’ottica di affiancamento ed integrazione di un buon gestionale, non può essere visto come suo sostituto.
Con questo articolo voglio dare il via ad una serie di post che possano aiutarti a comprendere quali vantaggi può ricavare la tua azienda dall’introduzione di un sistema ERP.
Inizio da un punto fondamentale,  che forse sto già dando per scontato: cosa significa ERP?

Cos’è un ERP?

ERP altro non è che l’acronimo di :
Enterprise resource planning (letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”) è un sistema di gestione, chiamato in informatica sistema informativo, che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.).
Il termine identifica, quindi, un’architettura software che, attraverso un insieme di moduli e funzioni, permette di gestire in modo integrato tutte le funzioni interne di una organizzazione complessa quali la produzione, gli acquisti, le vendite, l’amministrazione, la finanza, le risorse umane, eccetera.
Detto in modo ancora più semplice, si tratta nient’altro che di un software per la gestione aziendale che consente di gestire tutte le attività e tutti i processi dell’azienda, in modalità integrata, raccogliendo al suo interno l’intero patrimonio aziendale.
Ma cosa si intende per integrata? Si intende che in un unico sistema, e senza ripetizione di lavoro, vengono condivise tutte le informazioni di ciascuna area aziendale.

Un po’ di storia

I sistemi ERP sono arrivati in Italia circa all’inizio degli anni ’90, come risposta alle esigenze delle grandi imprese che necessitavano un unico strumento per centralizzare le informazioni aziendali e per consentire ai vertici di ottenere una visione completa dell’andamento azienda.
Fino a quel momento, anche le aziende di grandi dimensioni utilizzavano diverse soluzioni specifiche per la gestione di ciascuna singola area aziendale, soluzioni separate e non comunicanti che rendevano quindi il patrimonio aziendale totalmente frammentato e con un enorme quantità di dati ridondanti.
Gli ERP rappresentavano quindi la soluzione ideale: un sistema informativo unico con notevoli funzioni ed in grado di automatizzare tutti i processi dell’azienda, un’unica base dati per consentire di superare i problemi di dispersione e incoerenza dei dati.
Sebbene sia nato per dare risposta alle necessità delle grandi aziende,  oggi non si tratta più di un sistema di nicchia ma è diventato uno strumento di prima necessità anche per le aziende di medie e piccole dimensioni, indispensabile per la sopravvivenza dell’azienda stessa.

Perché implementare un ERP?

Con l’introduzione di un sistema integrato ERP l’azienda può aumentare la propria produttività, riducendo i costi operativi  in conseguenza di una gestione operativa più efficiente. Informazioni tempestivamente disponibili per decisioni  più immediate.
Nella ricerca di IDC (primo gruppo mondiale specializzato in ricerche e analisi di mercato, servizi di consulenza e organizzazione di eventi nell’ambito delle tecnologie ICT e dell’innovazione digitale) sono riportati i maggiori vantaggi che può ottenere l’azienda, in termini di produttività, grazie all’ausilio di un sistema ERP.
Ad ogni modo, lascia che ti riassuma io i 10 motivi per cui la tua azienda dovrebbe al più presto investire in un buon sistema ERP.

1.  Integrazione

Quando si parla di ERP la prima parola che mi viene in mente è questa.
L’integrazione tra le diverse aree permette di avere in ogni momento una visione completa e aggiornata sui diversi ambiti di analisi. L’integrazione tra i reparti consente di gestire in modo centralizzato e tempestivo le informazioni inerenti i clienti, le commesse e l’andamento finanziario o dell’azienda e altro ancora.

2.  Unicità della base dati

Effetto dell’integrazione è anche la base dati unica. L’anagrafica di un cliente o di un articolo è inserita in un unico contenitore, e recepisce informazioni da parte delle diverse aree.
Banalmente, su un articolo saranno presenti informazioni che riguardano:

1. Chi si occupa del ciclo attivo (listini di vendita, schede tecniche per la vendita, dati di vendita dei clienti…)
2. Informazioni che riguardano chi si occupa del ciclo passivo (prezzi di acquisto, fornitori, tempi di approvvigionamento…)
3. Informazioni che riguardano chi si occupa della contabilità (conto di costo, conto di ricavo, aliquota iva…)
4. Informazioni che riguardano chi si occupa del magazzino (area di stoccaggio, unità di misura, pesi…)
5. Informazioni che riguardano chi si occupa del controllo di gestione (centro di profitto, centro di costo…)

Non c’è quindi ridondanza di dati, il codice dell’articolo è presente una sola volta, in un unico contenitore, non ci sono problemi di sincronizzazioni, il dato è disponibile e qualsiasi aggiornamento del dato è immediatamente recepito da tutte le aree. Prova solo pensare ad un cliente che cambia telefono o indirizzo mail: nella tua azienda, in quanti archivi è contenuto questo dato?

3.  Unica interfaccia per tutti gli utenti

Tutte le aree aziendali accedono allo stesso software ed utilizzano la medesima interfaccia.
Se pur con funzioni diverse a seconda del reparto di appartenenza, gli ERP utilizzano generalmente la medesima interfaccia.
È come se tutti gli utenti del sistema parlassero la stessa lingua.

4.  Informazione certa, affidabile, aggiornata e relazionata

La somma dei punti precedenti dà come risultato l’affidabilità dell’informazione.
Un sistema ERP mette insieme tutti i dati e fornisce una visione dall’alto di tutte le  informazioni in tempo reale  disponibili ovunque, in qualsiasi momento utili per prendere decisioni appropriate.

5.  Numerose funzionalità

La maggior parte degli ERP oggi presenti sul mercato è dotata un ampio ventaglio di funzionalità per abbracciare tutti i processi dell’azienda e consentire la massima integrazione. Si cerca di ridurre al minimo l’esigenza di integrazioni di software esterni.
Le software house sanno cosa serve alle aziende e corredando l’ERP di numerose funzioni per semplificare ogni piccola operazione. Si possono trovare ERP dedicati a specifici settori industriali e pertanto con uno spiccato sviluppo di funzioni mirate, e software che possono essere utilizzati in diversi scenari grazie ad una ampia possibilità di configurazione.

6.  Modularità ed estendibilità

Proprio in considerazione della vastità delle funzioni presenti, i sistemi ERP sono confezionati in pacchetti modulari. L’azienda può acquistare inizialmente i pacchetti indispensabili per avviare la gestione ed estendere in un momento successivo le funzioni aggiuntive a corredo.

7.  Estensione delle conoscenze aziendali

I sistemi ERP guidano l’azienda nell’impostazione dei propri processi fornendo un modello di processo gestionale preconfigurato.
I sistemi ERP sono generalmente progettati sulla base di flussi operativi adottate da aziende affermate, dettando quindi quelle che si possono definire le best practice per la gestione delle attività aziendali. L’implementazione dell’ERP in azienda è quindi anche spesso un buon momento per la revisione interna dei processi.

8.  Personalizzazione limitata

I sistemi ERP, grazie appunto alle numerose funzionalità presenti su standard e alle vaste possibilità di configurazione messe a disposizione per poter cucire il prodotto sull’azienda, riducono al minimo l’esigenza di sviluppare personalizzazioni sul software. Questo garantisce all’azienda una maggior tempestività degli aggiornamenti, nessun costo di manutenzione aggiuntivo, e nessuna dipendenza da uno specifico fornitore se non addirittura da uno specifico individuo.

9.  Controllo di gestione

Al vertice dei vantaggi dell’adozione di un ERP si trova il controllo di gestione, o contabilità analitica che dir si voglia. I sistemi ERP consentono di generare la base informativa utile per ottenere tutte le informazioni  atte alla costruzione del controllo di gestione.
Il sistema, come si è detto INTEGRATO, deve consentire all’azienda di ottenere i risultati di gestione a costo zero, ovvero in modo automatico,  trasparente ed immediato per gli utenti.

10.  Unico fornitore

A conclusione dei vantaggi dell’Erp, non devi sottovalutare quello di avere un unico fornitore del sistema per la gestione del tuo patrimonio aziendale. Il fornitore del software, spesso grazie all’esperienza maturata, diventa un consulente ed è in grado di consigliare le strategie migliori per la gestione delle informazioni; abbracciando l’intera gestione della tua azienda, è inoltre in grado di valutare l’impatto che può aver la gestione di un piccolo dato su tutti i processi della tua azienda.

Questo è l’ultimo punto,  ma  a mio parere è il primo di importanza: è da quasi 20 anni che mi occupo di implementazione di gestionali in azienda e posso assicurarti che, indipendentemente dalla soluzione software selezionata dall’azienda, la scelta del fornitore giusto a cui affidarsi può fare la vera differenza tra una implementazione di successo e non.
Insomma, migliorare la gestione della tua azienda è semplice. Se non sai da che parte iniziare, comincia da qui.