Hai mai sentito parlare della Digital Transformation?
Abbiamo già avuto modo di trattare l’importanza di cambiare mentalità e a cestinare più carta possibile, nel proprio studio professionale, per dare spazio alla digitalizzazione.
Torno sul concetto di Digital Transformation riportandovi quanto indicato su Wikipedia in merito al significato di questa parola:
“con il termine Digital Transformation si indica un insieme di cambiamenti prevalentemente tecnologici, culturali, organizzativi, sociali, creativi e manageriali.”
Pertanto non si tratta solamente di un cambiamento a livello tecnologico ma soprattutto a livello culturale e sociale.
Come operare questo cambiamento e in quale modo?
Le soluzioni ci sono, e sono semplici!
Vediamo insieme come puoi procedere ad effettuare questo salto operativo e culturale.
Digitalizzare i documenti
Poco più di una settimana fa si è avviata una vera e propria rivoluzione della fatturazione delle aziende e dei professionisti: la fattura B2B (fatturazione elettronica tra privati).
Siamo pertanto stimolati e spinti a cambiare l’intero processo dei documenti, ma è solo l’inizio di quella che sarà una vera e propria trasformazione digitale. Quindi perché aspettare?
Vediamo quali sono i reali vantaggi di gestire un intero processo digitale:
- RISPARMIO sul costo della carta
- RIDUZIONE dei costi del personale addetto
- RICERCA FACILITATA dei documenti attraverso l’indicizzazione dei dati
- SICUREZZA dei documenti digitali in quanto sono difficilmente soggetti a contraffazione
- CONDIVISIONE e DISTRIBUZIONE delle informazioni strutturate
Con l’uso di un buon software la creazione elettronica delle fatture, per esempio, è facile e intuitiva.
Il documento emesso dal gestionale viene trasformato in formato .xml. Contestualmente alla stampa verrà archiviato, firmato digitalmente e sarà pronto per la trasmissione elettronica attraverso il sistema di interscambio SDI. Nei termini previsti dalla legge potrà poi essere conservato digitalmente.
Ecco le fasi del processo di digitalizzazione in sintesi:
In fase di registrazione della fattura il documento verrà automaticamente emesso in formato elettronico xml
La fattura elettronica potrà essere facilmente consultata attraverso un foglio di stile messo a disposizione dal gestionale. Verrà inoltre indicizzata per poter essere consultata in un “armadio virtuale”, proprio come in un vecchio archivio cartaceo.
L’indicizzazione dei documenti verrà effettuata automaticamente dalla procedura attraverso l’associazione di alcune chiavi di ricerca che ne consentiranno in futuro l’interrogazione e la tracciabilità.
Archiviare digitalmente i documenti
Puoi archiviare digitalmente solo le fatture emesse direttamente dal prodotto? Assolutamente no, altrimenti non sarebbe una vera e propria Digital Transformation! La soluzione che ti propongo ti consentirà di archiviare documenti di qualsiasi natura (documenti IVA, documenti contabili vari, Registri IVA, Libro Giornale, LUL, Dichiarazioni fiscali, ecc..).
In sintesi tutta la carta che circola nel tuo studio professionale verrà convertita in digitale. I documenti elaborati dal gestionale sono archiviati automaticamente, mentre puoi acquisire i documenti esterni nell’armadio virtuale attraverso la scansione degli stessi.
L’indicizzazione dei documenti archiviati ti consentirà attraverso filtri di ricerca di reperire in tempi brevi i documenti, che peraltro potrai restituire al cliente (fatture, documentazione oneri detraibili e deducibili modello Unico, ecc..) con un notevole risparmio di spazio.
In pratica è possibile organizzare i documenti archiviati in veri e propri fascicoli virtuali!
Ma cosa significa “conservare digitalmente” un documento? Ora te lo spiego.
Conservazione Digitale
In parole semplici la Conservazione Digitale è quel processo che ti permette di conservare i documenti in formato digitale consentendoti, nei casi previsti dalla normativa, di eliminare l’originale cartaceo o addirittura, nel caso delle fatture emesse, di non procedere con la loro stampa.
Serve a garantire nel tempo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti. Il DPCM 3 dicembre 2013 e il DM 17 giugno 2014 sono i due decreti che hanno permesso alla normativa di subire un’importante evoluzione e semplificazione delle regole tecniche relative al processo di gestione e conservazione dei documenti.
Non hai più scuse: conservare i documenti è diventato semplice, tutelato a norma di legge e sicuro. Ecco una breve guida per effettuare il passaggio all’era digitale attraverso alcune, fondamentali domande.
Quali sono i termini temporali per effettuare la Conservazione Digitale?
Per quanto concerne i Dichiarativi Fiscali il soggetto tenuto alla presentazione telematica (l’intermediario) deve provvedere alla Conservazione Digitale entro 3 mesi dai termini di presentazione telematica della dichiarazione relativa a tale periodo. Per quanto concerne i documenti contabili/bilancio/fatture elettroniche entro 3 mesi dai termini di presentazione della DF cui fanno riferimento. Per quanto invece concerne il LUL entro la fine del mese successivo.
Come potrò definire i documenti che andranno conservati?
Preventivamente dovrai definire quali tipologie e categorie di documenti verranno conservati digitalmente e comunicare sul modello UNICO 2016, nel quadro RS, che hai conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante ai fini tributari. Nel modello UNICO 2016 dovrai comunicare che conserverai digitalmente i documenti relativi all’anno di imposta 2015. Hai tempo fino al 30 settembre 2016 per decidere! La conservazione digitale dei documenti relativi al 2015 dovrà essere perfezionata entro il 31 dicembre 2016. Sul documento archiviato dovrai apporre la Firma Digitale e il Riferimento Temporale.
Il processo di generazione della Firma Digitale viene definito attraverso un software e un dispositivo specifico (smart card o token) e tramite un algoritmo verrà calcolata automaticamente l’impronta del documento. Il Riferimento Temporale attesta invece il momento in cui la Firma Digitale è stata apposta.
L’insieme dei documenti firmati digitalmente crea il cosiddetto Pacchetto di Versamento che dovrà essere nuovamente firmato digitalmente e al quale dovrà essere apposta la Marca Temporale. Ma chi si dovrà occupare di questa azione? Il Responsabile della conservazione digitale.
Chi è il Responsabile della conservazione digitale?
Il Responsabile della conservazione digitale dei documenti identifica la persona che dovrà gestire il flusso di conservazione e attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione applicando la propria firma digitale e il riferimento temporale sul documento da conservare.
La Firma Digitale è una firma elettronica che sostituisce la firma autografa apposta sui documenti cartacei.
La Marca Temporale può essere invece definita come una successione di caratteri che rappresentano una data e un’ora certa legalmente valide e che vengono associate al documento informatico al fine di renderlo opponibile a terzi.
In sintesi l’apposizione della firma digitale del Responsabile della conservazione digitale e della marca temporale sul Pacchetto di Versamento genera il Rapporto di Versamento che riepiloga il contenuto del Pacchetto di Versamento e per ciascun documento riporta l’Impronta di hash (funzione matematica che genera da una evidenza informatica un’impronta che renderà univoco il documento digitale).
L’insieme di questi dati genera a sua volta quello che è denominato Pacchetto di Archiviazione.
Il Responsabile della conservazione digitale ha pertanto dei precisi compiti che dovranno essere riepilogati in un documento, il Manuale della Conservazione digitale.
Cos’è il Manuale della Conservazione digitale?
Il Manuale della Conservazione è un documento informatico che deve essere redatto ai sensi dell’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, e che descrive il processo di organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli degli stessi e ogni altra informazione utile alla gestione del sistema di conservazione.
Deve essere firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione e conservato in solo formato digitale.
Come funziona l’invio in conservazione del Pacchetto di Archiviazione?
La conclusione e il perfezionamento del processo termina con la conservazione del Pacchetto di Archiviazione, che dovrà essere portato in conservazione entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
Il Pacchetto di archiviazione potrà, al termine, essere masterizzato su supporto (CD, DVD, Blu Ray, ecc.), affinché possa essere consultato negli anni.
Come farò a distribuire i documenti digitalizzati?
I documenti archiviati digitalmente sono documenti indicizzati e strutturati.
Questo non facilita solamente la loro consultazione ma anche la loro distribuzione.
Possono pertanto essere inviati in modalità massiva tramite e-mail o essere pubblicati su internet in un’area riservata dedicata ai clienti, dipendenti o altri soggetti a cui sono state fornite credenziali di accesso.
Ti senti confuso?
Firma digitale, Riferimento Temporale, Marca Temporale, Impronta di hash, Pacchetto di Versamento, Pacchetto di Archiviazione, CD, DVD e via dicendo: i concetti e i vocaboli da assimilare sono davvero troppi. Non preoccuparti, però, non sei solo!
In aiuto allo studio che decide di mettere in pratica la conservazione digitale dei documenti ci sono i software che gestiscono l’intero processo di conservazione, dalle attività preliminari alle attività conclusive, compresa la redazione dei documenti richiesti per ottemperare la norma.
Se hai ancora dubbi o non ti ho convinto che la digitalizzazione dei documenti è il futuro contattami e ti fornirò tutte le risposte che cerchi.
