Qualsiasi attività commerciale, dal piccolo artigiano alla grande multinazionale, prima o poi si trova nella condizione di gestire le diverse fasi del ciclo attivo.
Ma cos’è il ciclo attivo?
Il ciclo attivo è l’insieme delle attività inerenti la gestione dei rapporti tra l’azienda e i propri clienti, che a sua volta si può suddividere in 2 macro aree:
- Gestione Anagrafiche: in questa macro area non rientrano solo le anagrafiche clienti, ma anche i Lead e i Prospect (ovvero i potenziali clienti), gli eventuali agenti di vendita eccetera;
- Gestione Documenti: ovvero tutti i documenti che seguono il processo di vendita, partendo dall’offerta, poi l’ordine, DDT, fatture e così via.
Ovviamente, ogni singola azienda potrà avere fasi più o meno differenti del ciclo attivo, che possono dipendere, tra le altre cose, dalla complessità, dal tipo di settore, dalle risorse impiegate nell’attività di marketing. In una grande multinazionale, ad esempio, il ciclo attivo potrà iniziare da campagne pubblicitarie e di marketing, mentre per il piccolo artigiano l’inizio potrebbe essere il passaparola tra clienti o la pubblicità su volantini.
Le 5 fasi
Esistono però 5 fasi portanti che troveremo praticamente in tutti i processi di vendita a prescindere dal fatturato o dalle dimensioni:
- Individuazione del prospect: il prospect è l’utente che è interessato ai nostri prodotti e che ci ha manifestato la volontà di ricevere una nostra offerta. In diverse realtà aziendali già in questa fase l’utente viene classificato come cliente, ma realmente lo diventerà quando procederà all’ordine;
- Predisposizione dell’offerta: in cui sono comprese tutte le attività di creazione del preventivo, contrattazione del prezzo eccetera;
- Ordine di vendita: se il cliente conferma l’offerta, per la società partono le attività necessarie per evadere l’ordine. È in questa fase che l’utente, fino a questo momento codificato come prospect, assume la qualifica di cliente;
- Spedizioni/Consegna: in generale gli articoli o i servizi vengono “consegnati” al cliente. Questi possono essere seguiti da specifici documenti, come nel caso dei DDT nelle spedizioni;
- Fattura: Documento che va a chiudere il ciclo attivo “standard” e che certifica l’avvenuta transazione.
Tutte queste attività, soprattutto nelle aziende più grandi e organizzate, coinvolgono diversi reparti e risorse. Risorse che hanno, quindi, la necessità di tracciare all’interno di uno o più sistemi informativi le diverse informazioni e documenti, sia per aspetti normativi sia per avere la possibilità di analizzare i dati e ottenere informazioni utili alle performance aziendali.
I 5 vantaggi
Utilizzare un unico sistema informativo, in particolare un ERP (Enterprise Resource Planning), permette di ottenere diversi vantaggi. Almeno cinque:
- Avere i diversi dati aziendali riuniti in un unico sistema informativo e aggiornati in tempo reale;
- Avere a disposizione in un unico sistema tutti i documenti inerenti l’intero ciclo di vendita;
- Possibilità di gestire contatti e clienti in base alla tipologia commerciale di cui fanno parte;
- Possibilità di produrre report e statistiche;
- Aumentare l’efficacia e l’efficienza aziendale.
Questi semplici vantaggi, che possono sembrare scontati per un’azienda che utilizza già da tempo un ERP, possono invece fare la differenza per un’entità che ancora non lo utilizza. L’ultimo, in particolare, è da considerarsi come un punto di arrivo per ogni realtà aziendale.
Efficacia ed Efficienza
Ora ti dico cosa intendo io quando parlo di questi due concetti.
Efficacia: pone in relazione gli obiettivi prefissati con l’accuratezza e completezza dei risultati raggiunti. Ad esempio, in un’azienda tali obiettivi possono essere il fatturato prefissato per anno, il grado di soddisfazione dei propri clienti, il numero di nuovi clienti acquisiti.
Efficienza: consiste nel valutare lo sforzo impiegato per portare a termine un compito, misura cioè il rapporto tra il livello di efficacia e l’utilizzo delle risorse: un prodotto è efficiente se il compito viene raggiunto velocemente, in modo efficace ed economico. L’efficienza può dunque essere misurata in termini di numero di errori che si compiono prima di raggiungere l’obiettivo, in termini di tempo o di risorse impiegate. Nelle realtà aziendali, una delle variabili che trae maggiori vantaggi nell’introduzione di un ERP e il risparmio di tempo.
Conclusioni
Esistono oggi diversi gestionali sul mercato che possono soddisfare queste esigenze, sarà la singola azienda a scegliere quale sarà il più adatto alle proprie esigenze e alla propria dimensione.
Il gestionale eSolver, che è quello che mi sento di consigliare, permette di gestire tutte le casistiche inerenti il ciclo attivo, senza tralasciare la parte contabile, che in Italia è sempre molto importante e complicata, e che viene mal gestita da software ERP internazionali. Contattami e ti spiegherò meglio come eSolver può aiutare per davvero la tua impresa.
