Sei alle prese con la chiusura del bilancio di esercizio? Allora saprai senz’altro che la valutazione delle rimanenze di magazzino è una delle operazioni più complesse in quest’ambito.
La complessità nasce dal fatto che per effettuare una corretta e completa valutazione del magazzino occorre effettuare diverse operazioni concatenate e che coinvolgono differenti reparti aziendali.
Si pensa spesso che la valutazione sia onere dell’ufficio amministrativo, ma è più giusto dire che una corretta valutazione non può essere effettuata se non si ha collaborazione e intesa perfetta tra tutti i reparti.
Le operazioni principali da fare sono queste:
- Individuazione di tutte le quantità giacenti a magazzino alla data di chiusura del bilancio;
- Elaborazione dell’Inventario di magazzino;
- Classificazione delle merci per tipologia di materiale (ad esempio prodotti finiti, materie prime, materiale di consumo, semilavorati);
- Individuazione del criterio di valutazione per ciascuna classificazione;
- Applicazione del valore e calcolo del valore complessivo del magazzino;
Ti sento già dire: “Tutto qui?”
Hai ragione, non è tutto qui; se siamo nell’ambito di aziende commerciali, che quindi trattano solo prodotti finiti, le operazioni potrebbero sembrare molto semplici. Se però analizziamo le aziende di produzione, indubbiamente vengono introdotti numerosi elementi che complicano la gestione del magazzino.
Non devi, però, incorrere nell’errore di banalizzare i tuoi processi: anche nelle semplici aziende commerciali possono interferire diversi aspetti nella gestione del magazzino. Ti faccio alcuni esempi:
- La gestione di conto visione, merce di tua proprietà presso clienti;
- La gestione dei campionari (articoli con stesso codice utilizzati per campionario);
- La gestione di merce in dotazione ad agenti;
- La gestione della merce in viaggio (già di proprietà);
- La gestione delle lavorazioni, anche nel caso di semplici assemblaggi.
E questo giusto per fare qualche esempio.
La cosa giusta da fare
Tiriamo le somme: come controllare nel modo corretto le tue giacenze e individuare il valore da attribuire? Sei sicuro che le quantità che risultano dal tuo gestionale aziendale siano corrette ? Oppure sei una di quelle aziende che valutano ancora il magazzino con un foglio Excel? Nel caso, dove inserisci i valori? Come fai a determinarli?
Tieni sempre presente che la premessa per ottenere un calcolo corretto è una corretta analisi preliminare dei processi di magazzino della tua azienda ed una corretta e completa configurazione del tuo gestionale.
Insomma, con un’analisi dettagliata, una configurazione completa e una gestione scrupolosa da parte di tutti i reparti, sicuramente potrai ottenere la valutazione del tuo magazzino con un click.
Punto 1: individuazione di tutte le quantità giacenti a magazzino alla data di chiusura del bilancio
Se utilizzi un gestionale, tutte le movimentazioni collegate a documenti (ddt\fatture di acquisto e vendita) sono automaticamente integrate nella tua gestione del magazzino. Pertanto, non ti resta che schiacciare un bottone per ottenere la tua situazione delle giacenze ad una determinata data.
Ma nell’impostazione e nella gestione dei movimenti ecco cosa devi tenere presente:
- Ti sembrerà banale, ma accertati che se hai movimentato l’articolo con la ddt questo non venga movimentato anche con la fattura;
- Se invece utilizzi fatture accompagnatorie accertati che in questo caso la merce venga movimentata;
- Accertati di aver configurato correttamente la gestione dei resi (sia di acquisto sia di vendita) con la movimentazione della merce tramite appositi ddt di reso (o note credito accompagnatorie);
- Se consegni della merce ai tuoi clienti in conto visione, ricordati che fino al momento della fatturazione questa deve rientrare nella tua valutazione di magazzino (è ancora di tua proprietà);
- Se il contratto di acquisto con il tuo fornitore prevede la clausola FOB, dovrai considerare anche il valore della merce in viaggio (generalmente in caso di trasporti marittimi, la merce è di tua proprietà dal momento della partenza);
- Se ti avvali di fornitori esterni per effettuare lavorazioni, dovrai considerare anche la merce in giacenza presso i fornitori stessi;
- Se effettui lavorazioni interne dovrai avere la situazione precisa del SAL (Stato Avanzamento Lavori), per valorizzare correttamente la quantità di Semilavorati\Prodotti Finiti e materie prime non ancora consumate;
- Se hai dei tecnici che viaggiano con la dotazione di materiali per le riparazioni, dovrai considerare anche questi articoli (a seconda dell’entità si possono gestire come magazzini viaggianti);
- Ricordati che tutte le movimentazioni dei materiali non collegate a documenti devono essere tracciate nel tuo magazzino (scarichi per utilizzo interno, consegna dotazioni ad agenti, materiale di consumo in dotazione dei tecnici, oppure articoli semplicemente dati in omaggio a clienti o dipendenti).
Potrei andare avanti ancora con l’elenco ma, per farla breve, il concetto che voglio passare è: non pensare che basta avere un gestionale per risolvere tutti i problemi di conteggio delle quantità di magazzino. Ti assicuro che la maggior parte delle aziende, quando effettua il controllo incrociato tra il gestionale e il magazzino fisico, rileva inspiegabili differenze. Il motivo di queste differenze (non sempre irrilevanti, spesso macroscopiche) è da imputarsi principalmente in una scarsa analisi dei processi aziendali e mancata applicazione sul gestionale.
Punto 2: elaborazione dell’Inventario di magazzino
Come ti accennavo nel paragrafo precedente, arriva il momento del controllo incrociato.
Il tuo gestionale deve consentirti di elaborare con semplicità l’inventario di magazzino, con la possibilità di correggere eventuali differenze riscontrate.
Ti faccio un esempio di quello che è possibile fare con il gestionale eSolver:
Dalla gestione inventari puoi estrarre, per ciascun magazzino gestito, la quantità rilevata dal sistema. A fianco della quantità rilevata puoi indicare la quantità riscontrata dalla conta fisica. Viene proposta automaticamente la stessa quantità rilevata con possibilità di modificarla. È più facile visualizzarlo che spiegarlo:
L’elaborazione è anche stampabile, per essere consegnata al magazziniere da completare su un foglio, oppure può essere esportata e reimportata in Excel, oppure ancora, la rilevazione può avvenire in modo più sicuro ed efficace tramite terminalini portatili.
Completata la compilazione dell’inventario, si elaborano le scritture di rettifica inventariale: si tratta di scritture automatiche effettuate del sistema chi si occupano di effettuare carichi o scarichi di quantità per portare le quantità del sistema uguali alle quantità rilevate dalla conta fisica. Attenzione, si tratta di rettifiche, quindi generalmente le correzioni devono limitarsi a bassi quantitativi di merce. Se le differenze sono notevoli, ti consiglio di fare un’analisi dettagliata e rivalutare le impostazioni del tuo gestionale.
Punto 3: individuazione del criterio di valutazione per ciascuna classificazione
Diamo quindi per concluso tutto ciò che riguarda il conteggio delle quantità e passiamo al secondo punto: l’individuazione dei valori.
Quale criterio utilizzare per la valutazione di magazzino? La normativa (articolo 92 comma 1 del DPR n. 917/86) consente all’azienda di scegliere tra diversi metodi per la valorizzazione del magazzino. I metodi più diffusi sono sicuramente:
- Costo Medio Ponderato
- LIFO (Last In-First Out)
- FIFO (First In – First Out)
Ma è possibile scegliere anche altri metodi quali costo medio dell’ultimo periodo, costo dell’ultimo acquisto ed altri. Dopo aver identificato il metodo, questo dovrà essere dichiarato nella Nota Integrativa del bilancio della tua azienda.
Se la tua è un’azienda di produzione, puoi utilizzare diversi metodi di valutazione a seconda della tipologia di articolo: per i semilavorati ed i prodotti finiti devi avere un sistema che ti consenta di effettuare il calcolo del costo standard dell’articolo (somma dei costi dei componenti e delle lavorazioni). Puoi quindi definire che ad esempio i semilavorati ed i prodotti in corso di lavorazione possono essere valorizzati a costo standard, mentre le materie prime al costo medio ponderato.
Verifica pertanto che il tuo gestionale ti consenta di definire dei metodi di valutazione differenti per ciascuna classificazione di materiale.
Per identificare il metodo ottimale alla valutazione, utilizza il tuo gestionale per effettuare dei calcoli di prova con i diversi metodi e metti a confronto i risultati.
Punto 4: individuazione del criterio di valutazione per ciascuna classificazione
Ecco cosa devi tenere presente per quanto riguarda la valorizzazione dei costi di magazzino:
- Qualsiasi sia il metodo prescelto, la valorizzazione si basa sempre sui costi di acquisto della merce: verifica che tutte le entrate di merce (registrate con ddt o fattura di acquisto) siano correttamente compilate con il prezzo di acquisto;
- Verifica inoltre che non ci siano movimenti di carico ‘interni’, privi di valore, che potrebbero influire sul calcolo della media dei costi;
- Se il tuo fornitore utilizza lo stesso articolo per inviarti merce a campionario (quindi con costi differenti dall’articolo reale), accertati di attivare una corretta gestione dei relativi movimenti per evitare che questi carichi influenzino la media dei costi (è sempre consigliato creare dei codici separati per i campionari);
- Nel caso la tua azienda sostenga importanti oneri per l’acquisto della merce (trasporti, dazi, spese doganali eccetera), è possibile ripartire questi costi sul prezzo di acquisto del singolo articolo di modo da avere una costificazione comprensiva degli oneri accessori. Accertati che il tuo gestionale consenta questa ozpione;
- Nel caso tu abbia optato per il metodo del LIFO, prima di procedere alla valutazione devi aver generato gli scaglioni di riferimento per l’esercizio (attenzione ad eventuali migrazioni a nuovo gestionale, verifica se è possibile importare lo storico degli scaglioni).
Punto 5: applicazione del valore e calcolo del valore complessivo del magazzino.
Dopo aver identificato il metodo ed effettuato il calcolo dei valori di magazzino, il tuo gestionale produrrà una lista delle eventuali anomalie riscontrate in sede di reperimento dei costi.
Controlla sempre la lista delle casistiche di mancata valutazione, che possono essere numerose. Per ciascun articolo non valorizzato analizza tutti i movimenti di magazzino di entrata per individuare il problema.
Se con il metodo identificato rilevi numerose anomalie, valuta eventualmente la possibilità di utilizzare un metodo differente.
Una volta terminata la valutazione di magazzino senza anomalie, questo sarà il valore che potrai dichiarare in bilancio.
Il tuo gestionale deve darti la possibilità di produrre il dettaglio del magazzino da allegare al libro inventari. Attenzione il valore dovrà coincidere al centesimo con quello dichiarato in bilancio, pertanto rendi definitiva la tua valutazione di magazzino e non apportare più alcuna modifica, quando sarà il momento di produrre il dettaglio per il tuo commercialista il valore deve essere invariato rispetto a quanto dichiarato.
Se tu e il tuo commercialista utilizzate gestionali della stessa casa, quali ad esempio eSolver e Profis di Sistemi SPA, il trasferimento del dettaglio del libro inventario è immediato. Mediante una semplice funzione, il tuo commercialista può acquisire con un click l’intero dettaglio del magazzino anche se si tratta di centinaia di migliaia di articoli.
Guarda qui:
Non sarebbe fantastico essere in completa sintonia con il tuo commercialista? Allora sì che basterebbe un click per la valutazione di magazzino! La buona notizia è che posso aiutarti: clicca qui per scoprire come.
