Aprendo una qualsiasi casella di posta elettronica la situazione classica è sempre la stessa: almeno 60 mail in “Posta in arrivo”, di cui la metà ancora da leggere, e un aumento costante del loro numero per tutta la giornata.
In questo caos (per quanto una persona possa crearsi le più svariate cartelle di suddivisione: per cliente, collega, insoluti e non, colore, stagioni, fasi lunari, eccetera) capita spesso di perdere la cronologia delle conversazioni e, se tra queste mail ci sono degli allegati, il problema diventa ancora più grande.
Un esempio per capirci meglio
Prendiamo come esempio il solito povero, piccolo file di Excel o di Word che deve passare attraverso le modifiche di 10 persone, magari in contemporanea e sulla stessa frase o stringa di dati (giusto per non calpestare i piedi ai colleghi).
Normalmente il nostro documento, come un coraggioso avventuriero, viaggia da un computer all’altro come allegato, viene visualizzato, modificato e nuovamente inviato.
Il documento fa un vero e proprio viaggio infernale in compagnia di Caronte prima di essere finalmente ultimato e pronto per essere consegnato ad un cliente o al responsabile di settore.
Ti ho appena illustrato un caso tutto sommato innocuo e, per quanto caotico, ancora funzionante.
Aspetta un momento… ma siamo sicuri che il file arrivato a destinazione sia effettivamente la sua ultima versione? Quella definitiva, la più bella e completa? E se avessimo inviato una versione intermedia, infarcita di refusi ed errori concettuali?
Come possiamo evitare questo disastro?
Effettivamente un modo c’è. Abbiamo bisogno che:
- Il file si trovi in una cartella online;
- Il file sia accessibile a tutti gli interessati.
Proviamo usando SharePoint.
Il nostro coraggioso e impavido file ora si trova in una raccolta documenti di SharePoint, ma questa volta utilizzerà un mezzo di trasporto un po’ più comodo.
Infatti esiste la funzionalità “Condividi” che può essere effettuata sia su cartelle sia su file e che permette di inviare una sola semplice mail con un link rimandante al file presente nella raccolta documenti.
Con SharePoint il risultato è semplice!
Guarda qui:
Ora chiunque abbia il link al file può tranquillamente aprire e modificare il file, anche utilizzando l’applicativo nel browser (ovviamente sempre meglio dare un occhio alle autorizzazioni prima di condividere).
Modificando il file direttamente online sarà possibile visualizzare tutte le altre persone connesse allo stesso file e, praticamente in tempo reale, vedrai tutte le modifiche che hanno effettuato.
Perfetto! Abbiamo risolto il problema dell’allegato e del dubbio post-invio: avrò mandato la versione corretta?
E con i clienti?
Non ti preoccupare, il ragionamento è molto simile: dobbiamo soltanto cambiare il metodo di condivisione ma il risultato sarà lo stesso.
Mi spiego meglio: in SharePoint puoi scegliere di condividere il file anche con utenti esterni alla tua sottoscrizione che non hanno un account Microsoft.
Ah! So cosa stai pensando:” Allora il mio cliente potrà avere accesso a tutti i miei documenti! Assolutamente inaccettabile!”.
Calma, calma. Rallentiamo un attimo.
La richiesta o meno di accesso è puramente legata alla discrezione degli operatori e la condivisione viene abilitata solamente su un file e in caso di cartelle è possibile limitare comunque i file a cui si può accedere.
Non sei ancora soddisfatto? E se ti dicessi che puoi anche impostare una data di scadenza per il link, saresti più tranquillo? Scommetto di sì!
Conclusioni
Tirando un po’ le fila del discorso, utilizzando SharePoint si velocizzano i processi di condivisione sia interna sia esterna alla propria organizzazione permettendo di collaborare su file da qualsiasi piattaforma, ovunque ti trovi, senza dover navigare tra un oceano di email.
Vuoi passare anche tu a un sistema più semplice o hai bisogno di un aiuto per le tue condivisioni? Contattami qui e sarò felice di darti una mano.
