Oggi esistono moltissimi programmi che si occupano della gestione delle attività, dal modulo all’interno del proprio ERP ai vari CRM o programmi dedicati.
Ma se volessimo utilizzare un solo programma che comprenda tutto quanto?
Facciamo un esempio: voglio gestire le attività di un progetto ed avere anche la possibilità di gestire i documenti all’interno dello stesso programma.
Utilizzando Outlook sarei costretto a salvare i documenti all’interno di qualche cartella su server. Utilizzando programmi esterni potrei ritrovarmi a non poter accedere ai file salvati ovunque mi trovi o la condivisione di questi file potrebbe risultare macchinosa.
Quindi cosa possiamo utilizzare per avere tutto quanto a portata di click?
Io utilizzo SharePoint.
Ti spiego perché
- Attraverso un’app presente all’interno dello store di SharePoint, possiamo organizzare tutte le attività riguardanti un progetto. Si tratta dell’Elenco Attività.
Come funziona? È molto semplice, puoi creare varie attività inserendone nome, data, assegnatario e priorità (puoi sempre sbizzarrirti con nuovi campi, occhio a non esagerare però!).
Ecco come appare:
- Puoi gestire sia attività principali che le varie sotto-attività di un progetto più grande.
Per avere una situazione più chiara dell’andamento dei progetti, puoi dare anche un percentuale al progresso dei lavori.
Quando l’hai completata, basta spuntare l’attività. Così:
Con le varie visualizzazioni che SharePoint mette a disposizione, puoi verificare immediatamente tutte le attività che ti sono state assegnate o quelle per cui sei in ritardo (non potrai più scappare 🙂 )
- La parte grafica è importante perché appaga l’occhio: è il top quando oltre che essere fatta bene, è anche utile.
Penso quindi che potrai rimanere soddisfatto della sequenza temporale, visto che SharePoint ti permette di popolare questa fascia temporale con tutte le tue attività.
- Con un’implementazione di WorkFlow si possono gestire processi come la notifica all’assegnazione di una nuova attività, notifica alla scadenza di una o più attività e molte altre cose.
- È possibile caricare file all’interno di un’attività, sfruttando quindi le potenzialità di SharePoint per la condivisione e gestione dei documenti.
Potete comunque caricare i documenti all’interno di raccolte documenti presenti nella stessa pagina, nel caso in cui lo riteniate necessario.
Conclusioni
Nonostante non si tratti di un programma fatto unicamente per questo, SharePoint offre comunque la possibilità di gestire le attività sfruttando i suoi punti di forza principali, accesso e condivisione.
Anche se non sei in ufficio puoi comunque aggiornare o visionare le tue attività con estrema facilità e puoi sempre sfruttare i vantaggi dell’utilizzo dei documenti su SharePoint. Non sai di cosa sto parlando? Dai un’occhiata qui e sarà tutto più chiaro.
Hai intenzione di adottare SharePoint ma hai bisogno di una mano? Contattami qui e sarò felice di darti una mano.
