In uno Studio Professionale il numero di dati e documenti archiviati aumenta sempre di più, sia per gli adempimenti che per le pratiche.
Da sempre il tutto viene prodotto da 2 strumenti in uso dallo Studio:
- Gestionale di Studio per tutti gli adempimenti
- Office usato nel 99% dei casi
Il fatto è che questi due strumenti, hanno sempre viaggiato parallelamente senza integrarsi. Al massimo, Office viene utilizzato per allegare il PDF di un adempimento o di una pratica al gestionale: per anni questa è stata (e lo è ancora) la vetta più alta di integrazione e digitalizzazione di uno Studio.
È difficile, infatti, abbandonare l’idea che Word o Excel servano solo a completare una nota integrativa o un analisi di Bilancio, o a gestire la consuntivazione di uno Studio, così come è complicato smettere di usare Outlook per inviare le circolari. Eppure, le tecnologie a disposizione degli Studi Professionali vengono raramente usate per altro: un peccato, visto il loro potenziale!
Il Cloud come piattaforma di integrazione
Per fortuna, in nostro aiuto arriva il Cloud. Il Cloud inteso come piattaforma e non come semplice tecnologia è l’autostrada per iniziare il processo di digitalizzazione di uno Studio Professionale e integrare i 2 mondi apparentemente distanti, Gestionale e Office. Ottimizzando la produzione: infatti, se i dati aumentano quotidianamente ma rimangono fine a se stessi, muoiono una volta prodotti o meglio vanno in letargo e non producono più valore. Ora sfruttando al meglio la piattaforma di produttività di OFFICE 365 lo Studio può finalmente puntare la sveglia e trasformare i dati in informazioni, facendoli diventare oggetto di nuovo business. Spezzando la “catena degli adempimenti”.
Come fare?
Durante il mio intervento all’evento organizzato dall’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Milano ho portato alcuni esempi, tra i quali un’analisi di Bilancio prodotta da un gestionale di Studio preso dalle maggiori Software house italiane.
Supponiamo che io abbia terminato un Bilancio: con un click lancio la produzione di un fascicolo che mi appare pieno di grafici e numeri incomprensibili, soprattutto per il cliente. Questo Bilancio finirà la sua vita in uno di questi due modi: o verrà riesumato, per una spiegazione sommaria, il giorno prima dell’assemblea, oppure, una volta inviato al cliente, verrà degnato di una rapida occhiata e terminerà i suoi giorni come un allegato di posta elettronica. Risultato? Il mio lavoro avrà valore ZERO.
Supponiamo, ora, di usare Microsoft Power BI (a costo zero, attenzione) e trasformiamo un foglio di Excel
a così:
Meglio, eh?5 motivi strategici per lo Studio
I vantaggi di questa integrazione data dal Cloud li hai già compresi, ma lascia che te li elenchi:
- È Multipiattaforma, per qualsiasi Sistema Operativo, Multidispositivo: Desktop e Mobile contemporaneamente e disponibile sempre via Web, sia per lo Studio sia per il tuo cliente è accessibile in qualsiasi momento da qualsiasi browser;
- È interattivo: puoi cliccare sulla dashboard di sinistra e vedere gli scostamenti su unica videata invece che avere molti fogli, Macro e tabelle Pivot;
- È Gratuito: per il tuo cliente e per lo Studio
- È Semplice: quando vuoi inviare una mail o una notifica al cliente basta cliccare sul nome assegnato e visualizzarlo da qualsiasi browser;
- È pratico: puoi schedulare una riunione con Skype For Business dal tuo calendario di Outlook e pianificare la presentazione dell’Analisi via Web e interagire contemporaneamente.
Non hai fatto molto di più di prima, ma hai creato un servizio sui dati che hai già: hai fatto la differenza con i tuoi competitor.
5 passi verso la trasformazione digitale
Ecco cosa hai fatto senza nemmeno accorgertene:
- Hai trasformato il dato in informazione: dal foglio di Excel del Gestionale a uno strumento di Analisi Dati (Microsoft Power BI);
- Hai integrato i due strumenti di produttività dello Studio (il gestionale di Studio e Office 365: hai aggregato il dato a più strumenti: Gestionale, Power BI, Exchange On Line, Skype For Business;
- Hai utilizzato il Cloud senza costi aggiuntivi né per lo Studio né per il tuo cliente;
- Hai dato valore a qualcosa che non ne aveva più, hai iniziato a produrre nuovi servizi digitali con quello che fai tutti i giorni;
- Ultimo ma non meno importante: non hai prodotto carta e non hai duplicato il dato! E non ti sei mai nemmeno mosso dalla tua scrivania.
Questi cruscotti puoi farli con altri dati che hai già in “archivio”:
- Analisi finanziaria del tuo cliente
- Analisi e Budget del costo del personale
- Controllo di gestione e di redditività dello Studio e tanti altri ancora.
Il Cloud: una grande opportunità
Il Cloud è veramente una grande opportunità per tutti, a patto di cogliere il vero senso del cambiamento di trasformazione digitale. Non si deve rincorrere la tecnologia solo per moda o per paura di restare tagliati fuori: questo atteggiamento serve solo ad arricchire il portafoglio dei player.
Il cambiamento sarà possibile solo se riusciremo a utilizzare le nuove tecnologie per personalizzare i nostri serviziper un nuovo modello di business, facendo le stesse cose di sempre ma in modo diverso.
Di cose da dire sulla digitalizzazione degli Studi Professionali, della piattaforma di Office 365 e del Cloud ne avrei davvero tante perchè questo è ciò di cui mi occupo ogni giorno.
Con te voglio condividere solo gli aspetti più utili, per questo ti consiglio di seguire i prossimi articoli per non perdere nessuna informazione importante.
