Che cosa vi racconta questa fotografia? Sembra scattata negli anni ’60. C’è una donna: davanti a lei una macchina da scrivere. È al telefono, con i piedi sulla scrivania. Sta lavorando oppure no?
A qualcuno questa immagine fa venire in mente alcuni termini che ogni giorno cerchiamo di tenere fuori dalla porta d’ingresso. Inefficienza, spreco di tempo, forse addirittura pensiamo a tutti quegli errori che potrebbe commettere, se stesse facendo altro: può danneggiare l’organizzazione del lavoro e la nostra produttività?
Cosa ci racconta questo scatto?
Ci racconta che questa donna ha del tempo. Tempo per parlare al telefono, tempo per seguire meglio i suoi clienti, tempo per pensare. Oggi se ci chiedessero di cosa abbiamo più bisogno nel corso di una giornata lavorativa, le nostre risposte si dividerebbero equamente tra due opzioni:
- C’è bisogno di tempo
- C’è bisogno di una mano in più
Le giornate lavorative ormai assomigliano più a questi scatti: siamo sommersi da appunti, post-it, documenti. Tra un caffè veloce e diverse decine di telefonate. Manca, come dicevamo, tempo e soprattutto una mano in più. Ecco a cosa servono i software evoluti.
5 buone ragioni per affidare il tuo studio a software evoluti
- Organizzano meglio il nostro tempo e con questa affermazione alludo all’utilizzo di un calendario condiviso con tutte le risorse, sincronizzabile con tutti gli strumenti in uso, Smartphone, tablet o altro pur che sia integrato con il gestionale di studio, finalizzato a rappresentare al meglio al nostro cliente tutte le attività svolte per nome ed in suo conto.
- Riordinano le informazioni che abbiamo, mi riferisco all’archiviazione operativa di tutta la documentazione in entrata e uscita; siete certi di avere un software pensato per archiviare automaticamente i documenti prodotti (libri e registri, fatture emesse, fatture elettroniche e pratiche di studio)?
- Riducono lo stress. Nella scelta di un software affidarsi a chi conosce la nostra materia. Non è banale controllare che il software sia dotato di una discreta banca dati, che consenta di accedere a Modelli Istruzioni e a tutta la Normativa di riferimento in modo facile ed immediato durante tutte le fasi di lavoro, in quanto consente il richiamo diretto e contestuale dalla singola funzione, la ricerca tramite i collegamenti ipertestuali delle fonti normative di uso più frequente nella pratica professionale, tra le quali: Codice Civile, Società e Bilancio, i Principi Contabili elaborati dal CNDCeR, TUIR, IRAP, IVA l’attivazione di ricerche avanzate e trasversali alle diverse aree. Tutto questo purché sia costantemente aggiornato per garantire a tutti gli operatori un concreto aiuto alle attività quotidiane.
- Permettono di occuparci anche di altre faccende
- Ci tengono al passo con l’evoluzione tecnologica
Non fidiamoci più del passaparola
Vero è che nella scelta possiamo trovarci in difficoltà e all’apparenza può sembrarci più giusto affidarci al passaparola, al collega che ha già sperimentato un prodotto ed è pronto a tesserne le lodi. Non vi è atteggiamento più inadeguato: impariamo, invece, ad usare il web e ciò che di buono i Social sanno esprimere. Sulla rete professionale, per citare un esempio, da LinkedIn quotidianamente possiamo ricavare ciò che cerchiamo.
Oggi sappiamo come trovare le soluzioni che ci servono
Indaghiamo sui siti web tramite parole chiave ben precise e scopriremo un mondo. Non è più il “fornitore” che ci deve raggiungere e cercare con le proposte migliori e più allettanti, ma siamo noi con la nostra curiosità a cercare le soluzioni ai nostri problemi.
La prima cosa da valutare nella scelta
Verifichiamo che il software venga sviluppato con tecnologie di ultima generazione che garantiscano l’omogeneità e l’uniformità di gestione dell’infrastruttura. Solo con questa base di partenza le novità proposte dal mondo tecnologico vengono trasformate in semplicità operative per gli utilizzatori (sembra banale, ma molti non lo sanno!)
L’altro aspetto importante è che il software sia predisposto per la gestione dei processi di emissione dei documenti, di riservatezza dei dati, di controllo degli accessi, di sicurezza delle informazioni, di salvataggi e di installazione degli aggiornamenti.
Non significa diventare dei piccoli robot
Attenzione: questo non significa diventare tutti dei piccoli robot. Spesso si pensa di non riuscire a gestire questi programmi, perché sembrano non parlare la nostra lingua. In realtà l’ipotesi apocalittica delle macchine, che arrivano a distruggere l’uomo è totalmente fuori dal nostro scenario.
I software sono al servizio del nostro lavoro, lo accompagnano e, diciamolo, aiutano a farlo fruttare al meglio. Joseph Conrad, l’autore di Cuore di Tenebra, considerato uno dei più importanti autori moderni in lingua inglese, s’interrogava così a proposito del suo lavoro: “Come faccio a spiegare a mia moglie che quando guardo fuori dalla finestra sto lavorando?”.
Ecco, è solo una suggestione, ma è pur vero che ogni tanto serve anche guardare fuori dalla finestra per poter svolgere al meglio il proprio lavoro. E per fare questo ci vuole più tempo, oppure una migliore organizzazione del proprio tempo.
