Ed eccoci di nuovo giunti nel fatidico ultimo mese dell’anno, pronti per una ripartenza e una nuova maratona di 365 giorni. Il colpo dello starter non viene però sparato il 1 di gennaio, bensì il 1 di dicembre dell’anno prima, perché il vero traguardo da raggiungere è il 31 di dicembre.
Chi vince la coppa? Chi ci arriva vivo (e possibilmente senza troppo stress).
Perdonami se uso una metafora podistica, ma realmente ogni anno, mentre le strade si illuminano di luci e addobbi, i negozi assortiscono le proprie vetrine e la folla invade i centri commerciali, vedo vivere la stessa identica frenesia anche in ambito aziendale. Con l’avvicinarsi del 31/12 (due numeri, un incubo) una strana ansia inizia a diffondersi per tutti i reparti dell’azienda, tutti sentono il bisogno di correre perché ci sono troppe cose da portare a termine prima della fine dell’anno.
Che succede?
Uno dei motivi, ma finiamo sempre per non pensarci, è che il mese di dicembre, tra ponti e festività, si concretizza generalmente in poco più di 15 giorni lavorativi, nei quali vanno concentrati tutti i lavori che normalmente vengono svolti in 23-25 giorni. In sintesi, manca il tempo.
Gli uffici amministrativi, quelli che generalmente hanno più scartoffie da riordinare entro il 31/12, devono pensare alle ultime tasse da pagare, all’acconto dell’Iva, ai pagamenti dei fornitori, ai versamenti di stipendi ma anche alle tredicesime, oltre a tutte le ordinarie registrazioni ed operazioni contabili.
Niente alibi
Il vero motivo per cui le aziende si trovano a disputare la maratona, però, è che la fine dell’anno corrisponde anche alla resa dei conti.
È il momento di fare i conti con il bilancio, di analizzare i risultati dei budget, di decidere se è opportuno fare investimenti nell’anno piuttosto che creare campagne promozionali di fine anno per incrementare le ultime vendite ed eliminare gli stock per abbassare il magazzino, piuttosto che approfittare di campagne dei fornitori per acquistare più prodotti. Insomma, gli scenari sono diversi ma il problema è sempre lo stesso: non bisogna dare la colpa solo al tempo, la verità è che le cose da fare sono davvero tante. E tutte prioritarie.
Mi piacerebbe avere una la bacchetta magica per poter togliere tutto lo stress del mese di dicembre, ma come immaginerai è impossibile. Ho qualcosa però di più prezioso: sette consigli e, soprattutto, uno strumento. Vediamo assieme i consigli, sullo strumento ci vediamo alla fine del post.
I fantastici 7 (come arrivare al 31/12 senza stress)
1. Prendi consapevolezza: il 31/12 non finisce il mondo!
Magari ti sei fatto influenzare dalla profezia Maya, ma la realtà è un’altra: il 31/12 non è la fine del mondo! Il 1 gennaio (meglio dire il 2) siamo ancora tutti qui e l’attività lavorativa continua, esattamente come avviene durante tutti i mesi dell’anno. Credo che questo sia il primo concetto importante da focalizzare bene nella tua mente mentre pensi a tutto quello che devi concludere entro l’anno. Certo, ci sono alcune operazioni che vanno chiuse obbligatoriamente, in particolare se riguardano aspetti fiscali, ed ecco qual è il senso del consiglio: identifica con chiarezza i lavori da concludere entro la fine di dicembre. Quelli inderogabili.
2. Gioca d’anticipo prendendo la rincorsa
Abbiamo tutti il maledetto vizio di arrivare all’ultimo minuto. Oggi abbiamo tutti gli strumenti che ci consentono di pianificare con anticipo tutti i lavori e di fare le opportune valutazioni per non arrivare impreparati quando è il momento di prendere decisioni. Coraggio!
3. Diventa amico dei bilanci periodici per tenere sotto controllo l’azienda
Nel suo post I segreti di un bilancio perfetto Daniele ti ha spiegato come il bilancio di periodo sia ormai uno strumento indispensabile per valutare con costanza la tua azienda e non arrivare a trovarti sorprese alla fine dell’anno. Leggilo con calma e prendi confidenza con il bilancio, ti servirà!
4. Tieni sotto controllo l’andamento dei tuoi budget
Budget di spese, di investimenti, budget di acquisti di merce, budget di vendite, budget dei fornitori per il raggiungimento di premi, budget contabili e via spendendo. Oggi i sistemi ERP integrati ti consentono di creare i budget per ciascun orizzonte che vuoi verificare e ti permettono in qualsiasi momento di interrogare l’andamento per fare le tue valutazioni in maniera costante.
5. Controlla il magazzino
Nell’analisi del tuo bilancio periodico un dato che spesso manca è proprio quello del valore di magazzino. Valore che in molte realtà viene svelato solo alla fine dell’anno. Un brutto pacco da aprire sotto l’albero di Natale, non credi? (Nel prossimo post ti spiegherò come gli ERP attuali siano un valido aiuto per tenere sotto controllo in maniera costante anche il valore del tuo magazzino, se la cosa può esserti utile continua a seguirmi).
6. Verifica il tuo Cash Flow
Un’altra considerazione da fare è la pianificazione dei pagamenti. È un discorso generico e non circoscritto alla sola chiusura dell’anno, anche se questo è il periodo anche in cui i fornitori chiedono la resa dei conti. L’utilizzo di un ERP integrato, ha il vantaggio di farti conoscere in qualsiasi momento l’andamento dei tuoi flussi di cassa, valutando quindi con anticipo le entrate.
7. Utilizza strumenti di Business Intelligence
Sembra tutto molto ostico, ma le cose possono essere semplificate molto. Nel post di Marco, ad esempio, viene ben spiegato come la Business Intelligence possa velocizzare le analisi dei tuoi dati, con strumenti integrati al gestionale. Con cruscotti più chiari e completi, e soprattutto immediati, tutte le tue valutazioni saranno più facili. Guarda l’immagine per capire cosa intendo:
E la bacchetta magica
Ti avevo promesso che in fondo al mio post ti avrei parlato di uno strumento non magico (ma poco ci manca) che, assieme ai miei sette consigli, dovrebbe aiutarti ad arrivare senza troppo stress alla fine di dicembre.
Per festeggiare capodanno in serenità la ricetta è questa:
- Una buona dose di organizzazione
- Un pizzico di razionalità
- Niente ansia, rilassatezza qb.
- Un software gestionale completo ed integrato
Ecco lo strumento magico: il software gestionale. Non sai se questo strumento faccia o meno al caso tuo? Contattami e ti aiuterò senz’altro a capirlo!
A questo punto – con anticipo e organizzazione – non mi resta che augurarti buone e serene feste
