I vantaggi del Cloud li conosci già: te ne ho parlato in questo articolo e in questo. Oggi, però, ho deciso di riassumere in 5 punti il perché l’archiviazione dei documenti in Cloud è veramente la scelta migliore.
Attraverso la condivisione online di piattaforme come OneDrive e SharePoint la condivisione dei documenti non è mai stata così affidabile e rapida:
- Semplicemente premendo sul pulsante “Condividi” puoi scegliere i destinatari che potranno accedere al documento che verranno avvisati della tua condivisione tramite notifica;
- Dopo che tutti i destinatari hanno revisionato il file, puoi star certo che il risultato finale sarà un file aggiornato all’ultima modifica.
Tutto questo senza dover spulciare una miriade di mail per capire qual è l’ultima versione del file.
1. Possibilità di modificare a 4 e più mani
Rimaniamo su questo argomento e mettiamoci alla scrivania di tutte le persone a cui hai condiviso il file:
- Probabilmente ad alcune persone non piace come scrivi, perciò provvederanno a modificare, a tempo record, tutto ciò che hai scritto con un italiano diciamo… discutibile;
- Ad alcuni utenti chiederai di compilare e aggiungere parti di documento lasciate appositamente alla loro mercé;
- Infine avrai la necessità che i tuoi colleghi o superiori modifichino o in generale revisionino il tuo file;
- Se il file non fosse condiviso ma semplicemente inviato o passato tramite HDD o chiavetta USB, sei obbligato a fare un merge di tutte le modifiche fatte.
2. Sempre reperibili
La volta scorsa avevo già accennato a questo concetto, ovvero alla paura di perdere i propri file tra le nuvole. Il fatto è che la maggior parte delle volte i file sono più al sicuro nel Cloud che nel proprio pc (molto più soggetto a danni e perdite di dati).
In più, pensaci, quante volte sei andato da un cliente/fornitore con l’esigenza di aprire un documento, per scoprire poi che quel particolare documento è salvato solo nella cartellina di rete dell’ufficio (C:\)? Se ti è successo, ti sarà sicuramente venuta voglia di mangiarti le mani.
Bene, con i documenti in Cloud, puoi abbandonare immediatamente questo pensiero. Se salvi il tuo documento online puoi sempre recuperarlo e su qualsiasi piattaforma.
Mi raccomando: la connessione internet! Questo è l’unico punto da tenere in considerazione se non vuoi vedere il simpatico T-Rex di Chrome (se ti capita, comunque, puoi sempre distrarti così).
3. Condividere rapidamente, eliminando l’allegato
Condividere file e documenti all’interno, ma anche all’esterno della propria organizzazione, è sempre stato importante.
Ogni volta però si devono inviare migliaia di mail sperando che alla fine, tra le varie versioni del file, si riesca a recuperare quella più aggiornata.
- Attraverso la condivisione online di piattaforme come OneDrive e SharePoint, la condivisione dei documenti non è mai stata così affidabile e rapida;
- Con il file nel Cloud tutte le modifiche verranno salvate direttamente nel file originale;
E se gli utenti modificassero il file tutti contemporaneamente?
Niente panico, è possibile editare i file in contemporanea senza che le modifiche vengano cancellate o sostituite tra di loro. Infatti quando si entrerà in modifica del file, l’utente verrà avvisato della presenza di altre persone all’interno del documento.
Inoltre vedranno in tempo reale tutti i cambiamenti effettuati all’interno del file stesso.
4. “Spazio su disco? Dove andiamo noi non c’è bisogno di… spazio su disco”
Proprio così, nella nuvola non bisogna preoccuparsi di quanto un file possa pesare o se conviene zipparlo per evitare che tutta la cartella occupi GB di memoria.
Inoltre grazie alle piattaforme Microsoft si ha spazio illimitato. Sì, hai letto bene: spazio illimitato.
5. Modificare i file anche se non si ha il programma installato sul pc
Penso sia capitato a tutti di ritrovarsi un file da leggere senza avere l’applicazione o il software per poterlo fare. Così si finisce per andare a cercare su Google con quali programmi aprire delle estensioni mai viste o sentite.
Se il file è online, non c’è molto da preoccuparsi a riguardo. Infatti è possibile leggere ed addirittura modificare questi file utilizzando la versione online del programma.
Questa caratteristica è fondamentale per la comunicazione tra piattaforme diverse, basti pensare ai programmi Microsoft che non comunicano con i programmi Apple. In questo modo, entrambe le piattaforme possono comunicare e scambiarsi i file senza doversi preoccupare della compatibilità tra programmi.
Infine…
Il Cloud è molto più vantaggioso di quello che sembra, sia a livello di costi sia di tempi. Condivisione, lettura, scrittura, upload e download; tutto effettuabile ovunque e su qualsiasi dispositivo senza dover pensare allo spazio o alla compatibilità.
Insomma, essere con la testa fra le nuvole ha i suoi vantaggi.
