Ultimamente si sono verificati molti casi di aziende e studi colpiti da ransomware di vari tipi, dall’ormai conosciutissimo Cryptolocker al ransomware Osiris, fino a quelli minori ma non meno pericolosi.
La fortuna è cieca, è vero, ma la sfortuna ci vede benissimo e c’è sempre la possibilità che nascano problemi all’interno del server o del computer che potrebbero portare alla perdita dei tuoi file.
La soluzione che sto per proporti non è il solito sistema di backup (non fraintendermi, il backup va sempre e comunque fatto) ma qualcosa di completamente diverso: la piattaforma Microsoft pensata per poter creare flussi di dati, condividere file ed informazioni permettendoti di collaborare con i tuoi colleghi e con i tuoi clienti.
Ebbene sì, sto parlando di SharePoint.
Accedi ai documenti ovunque ti trovi
Giustamente la prima domanda che salta in mente è “Perché?”.
Innanzitutto, partiamo dal fatto che trattandosi di una piattaforma online tutti gli account presenti all’interno della sottoscrizione Office365, possono accedere ai file ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo, anche se non si dispone del pacchetto office sul proprio pc.
Immagina di essere da un cliente e di dover modificare o recuperare un file che solitamente tieni all’interno di una cartella del tuo server.
Se ci hai pensato prima, avrai sicuramente copiato quel file sul desktop prima di uscire dall’ufficio. Se sei invece un po’ smemorato avrai avvisato in ufficio e ti sarai fatto inviare il file via mail.
Caricando il documento all’interno della raccolta, potrai modificarlo direttamente dal tuo cliente e i tuoi colleghi potranno visualizzare le modifiche che hai applicato al file senza dover aspettare il tuo rientro.
Organizza la tua sottoscrizione e gli accessi
Tramite siti secondari e raccolte documenti è possibile organizzare al meglio la propria struttura.
Puoi decidere di creare un sito per ogni area (amministrazione, marketing, vendite, eccetera) e una raccolta documenti per ogni cliente o progetto. Tutto questo in modo semplice e senza dover pensare allo spazio che occupi all’interno di C:, D: e tutte le altre ripartizioni e dischi dei tuoi Pc e server.
Creando gruppi di autorizzazioni, inoltre, puoi veicolare l’accesso degli utenti, garantendo o meno la visualizzazione e la modifica di determinate cartelle o file.
A quel punto SharePoint penserà in automatico a nascondere tutti i collegamenti che non puoi visualizzaredirettamente dalla homepage visualizzata da quel determinato utente.
Condividi i file con chi vuoi
Con pochi click puoi condividere i file sia con utenti della tua stessa sottoscrizione sia con clienti o persone esterne.
Ho già trattato questo argomento in un altro articolo che ho scritto. Se sei curioso, puoi leggerlo qui.
Ricerca documenti fino al dettaglio
Grazie al sistema di ricerca di SharePoint, puoi ricercare raccolte documenti, cartelle e file in modo semplice e veloce, senza dover aspettare che quell’odiosa barra verde si riempia alla velocità di un bradipo assonnato.
La ricerca di SharePoint permette di ricercare anche i documenti che contengono all’interno di esso la parola che si desidera utilizzare come criterio di ricerca.
Perciò sì, anche se hai un file con un nome davvero improponibile, hai la possibilità di ritrovarlo inserendo delle parole che sei sicuro siano all’interno di quel documento.
Se ti è comodo, puoi anche utilizzare l’estensione del file, l’autore e la data di creazione come filtri per migliorare la tua caccia al file perduto.
Conclusioni
Con SharePoint possiamo organizzare al meglio la struttura interna dell’ufficio, grazie alla suddivisione più netta e schematica rispetto a quella che si può garantire con siti e sotto siti. Anche se si è fuori ufficio si possono modificare i file aggiornandoli con le versioni online dei vari applicativi.
Insomma, se si ha la necessità si è sempre connessi.
Hai bisogno di una mano per strutturare al meglio il tuo sito SharePoint?
Contattami qui e sarò felice di darti una mano.
