Il processo di Digital Transformation verte su un unico grande obiettivo: permettere ad aziende e Studi professionali un livello di efficienza ottimale, in quanto allineata con le esigenze di un mercato che va a velocità tripla rispetto al passato.
Nonostante la trasformazione comporti una revisione dell’intero modello di business dello Studio, la tecnologia resta un driver fondamentale in quanto “abilitatore” del processo. Perché se è vero che la Digital Transformation porta a rivedere gli schemi consolidati e a introdurre nuovi valori quali la condivisione e il lavoro in mobilità (rivelatisi cruciali nel periodo di distanziamento sociale dovuto all’emergenza sanitaria da Covid-19), è parimenti vero che senza una piattaforma tecnologica solida su cui impostare il cambiamento, questo non potrebbe mai avvenire.
Sistema informativo: cosa fa lievitare i costi in uno Studio commercialista
Per uno Studio professionale, Digital Transformation significa anche ridurre quei costi che l’assenza di un approccio “olistico” ha fatto lievitare nel corso degli anni. I costi causati dalla frammentazione dei servizi, in pratica.
Il sistema informativo dello Studio è la definizione tangibile di tutto ciò: vi fanno parte un applicativo gestionale, ma anche la classica posta elettronica, applicativi di sicurezza, di produttività tradizionale, un sistema centralizzato di archiviazione e i servizi internet. Trattandosi solitamente di applicativi separati e indipendenti, questo è un classico caso di frammentazione dei servizi che comporta costi diretti e costi nascosti, con questi ultimi spesso ben più temibili dei primi.
Costi visibili e invisibili
La frammentazione dei sistemi e degli applicativi comporta dunque importanti costi per lo Studio commercialista: innanzitutto quelli delle singole applicazioni, ma bisogna considerare anche il tempo impiegato per gestire fornitori diversi, quello legato alla necessità di aggiornare singolarmente gli applicativi, richiedere manutenzione specifica e tutto il costo della formazione rispetto a sistemi e applicativi che sono naturalmente “diversi” e si usano in maniera differente.
Tutto ciò avviene alla luce del sole, ma ci sono anche costi che, pur essendo più sottili e occulti, non sono meno importanti: quanto costa allo Studio – quanto meno in termini di immagine – l’invio al cliente di file non aggiornati? Quanto costa rispondere alla richiesta di un cliente dopo giorni quando un competitor lo potrebbe fare in un’ora? Oppure ancora, qual è la valutazione economica del doversi fermare causa aggiornamenti in tempi diversi di tutti gli applicativi?
In più, in questa situazione c’è anche scarsa capacità di controllo delle spese e una percepita “complessità” di tutto il sistema, che porta i collaboratori a uscire raramente dagli schemi adottati per anni.
Ridurre i costi dello Studio: una sola piattaforma, un unico fornitore
Intraprendere un progetto di trasformazione digitale significa dotarsi di moderne piattaforme integrate di produttività e collaboration, che eliminano in un colpo solo tutto il problema della frammentazione, costi (espliciti e occulti) compresi. Certo, affinché la procedura sia indolore e produttiva fin da subito occorre un piano di change management, ma i risultati potenziali sono sbalorditivi fin dal breve periodo.
In questa sede, però, più che di produttività ed efficienza dello Studio parliamo proprio di riduzione dei costi. Spegnere (per modo di dire) i singoli applicativi per passare a una piattaforma integrata, meglio se basata su cloud, ha moltissime valide argomentazioni dalla sua parte. Prima fra tutte, la riduzione dei costi diretti: una piattaforma di strumenti integrati costa meno della somma degli applicativi che la compongono e ha al suo interno moduli di sicurezza, che di conseguenza non vanno acquistati a parte.
Inoltre, queste piattaforme integrano strumenti di collaboration che abilitano, per i collaboratori dello Studio, la possibilità di lavorare ovunque si trovino, di condividere con i colleghi progetti, documenti e attività, oltre a strumenti di contatto diretto come chat, chiamate vocali e videoconferenze. Si basano spesso su tecnologia cloud, il che le rende intrinsecamente più sicure e capaci di scaricare l’infrastruttura IT interna da parte del lavoro e delle responsabilità di sicurezza.
In più, l’esperienza utente è la stessa in tutti gli applicativi, e questo riduce fortemente i costi di formazione, per non parlare del fatto che lo Studio avrebbe un unico interlocutore per tutte le attività di supporto (aggiornamenti inclusi) e un costo molto trasparente e prevedibile poiché non più basato su pacchetti di licenze o configurazioni particolari, ma su un costo predefinito per singolo utente della piattaforma, che viene quindi fornita come pacchetto unico e completo.
Infine, la possibilità di azzerare i costi “occulti” è un ulteriore beneficio dell’integrazione: la comunicazione con il cliente è diretta e immediata, quest’ultimo ha una piacevole sensazione di efficienza (come dire, si sente “in buone mani”), si evitano tempi morti dovuti ad aggiornamenti software e formazione continua e si collabora attivamente su progetti comuni, ognuno dei quali ha il proprio spazio virtuale, i suoi documenti e le sue attività. In questo modo la possibilità di inviare file obsoleti, versioni in conflitto e dati non aggiornati tende allo zero. Per la soddisfazione del cliente, che poi è anche la soddisfazione dello Studio.
