Nel corso degli anni ho imparato che l’organizzazione di un processo lavorativo è fondamentale per un buon esito finale.
Non è passato molto tempo da quando il mio mestiere era elaborare i cedolini paga dei dipendenti, perciò volevo raccontarti quello che ho imparato.
Gli inizi: il mio “rozzo” processo lavorativo
Nell’elaborazione delle paghe mi serviva un modo semplice per fissare una pianificazione delle fasi e del lavoro mensile da svolgere e che allo stesso tempo mi aiutasse a non dimenticare nessun processo di elaborazione e controllo.
Mi venne quindi l’idea più ovvia: se creo un elenco di tutti i processi da svolgere non posso dimenticare nulla. Ho quindi creato nei Preferiti la mia lista, che chiameremo “la mia rozza lista”.
Non era altro che l’elenco dei passaggi che avrei dovuto seguire per arrivare al risultato finale senza dimenticare nulla:
- Inserimento dei dati;
- La stampa e il controllo dei cedolini;
- Il calcolo dei contributi;
- L’emissione e il controllo del modello F24;
- Il prospetto contabile;
- Il controllo dell’UniEmens.
Perché l’ho chiamata “la mia rozza lista”? Perché si trattava di un semplicissimo elenco di passaggi obbligati che mi permettevano di svolgere velocemente il mio lavoro.
L’avere a disposizione in sequenza l’elenco dei punti di menu che avrei dovuto utilizzare per svolgere il mio lavoro mi ha reso la vita più semplice perché non dovevo perdere tempo nella ricerca delle sezioni da utilizzare all’interno del programma ma, soprattutto, era un modo per organizzare il mio lavoro.
In brevissimo tempo sapevo:
- Che cosa fare
- Come fare
- Dove farlo
- Quando farlo
- In che sequenza farlo
Fortunatamente oggi sempre più, ma anche allora, vi sono strumenti che aiutano, agevolano e velocizzano questi processi, vi sono infatti programmi che pianificano, monitorano le attività dello Studio Professionale. Senza che io abbia più bisogno della “mia rozza lista”. Uno di questi strumenti è JOB Planner. Vediamo come.
Oggi: il mio evoluto processo lavorativo
Ecco come agiscono i software per gli Studi Professionali:
- Stampano in sequenza ogni mese più elaborati per ciascuna ditta cliente e mettono sempre a disposizione il fascicolo di documenti da consegnare al cliente o a uso interno dello Studio;
- Archiviano gli elaborati in Gestione Documentale (archiviazione operativa);
- Permettono di recuperare, in qualsiasi momento, la situazione aggiornata delle elaborazioni già eseguite per ogni ditta.
Il che, schematizzato, appare più o meno così:
Prova a immaginare un prodotto che ti permetta di schedulare, controllare ed emettere in sequenza tutti gli elaborati con un solo click. Un prodotto con il quale puoi notificare l’avvenuta elaborazione automatica tramite e-mail e che ti consenta di definire la modalità di esecuzione dell’elaborazione automatica, nell’ambito di un operatore (o più operatori) autorizzati. E che lo faccia:
- In sequenza per un singolo operatore: l’elaborazione automatica viene eseguita esclusivamente da un operatore specifico (es.: server), elaborando tutte le stampe anche per gli altri operatori abilitati.
- In sequenza per tutti gli operatori: l’elaborazione automatica viene eseguita da tutti gli operatori, elaborando in sequenza tutte le stampe pianificate.
- In parallelo: l’elaborazione automatica viene eseguita dall’operatore indicato, relativamente a ciascun gruppo, elaborando tutti i gruppi in parallelo.
- Invio notifica elaborazione automatica.
Sto parlando di un prodotto all’avanguardia con il quale puoi comunicare l’avvenuta emissione automatica di tutte le stampe pianificate con l’invio di una semplice mail. La comunicazione può avvenire in due modi:
- Tramite operatore che registra il completamento dei cedolini.
- Tramite referente di gruppo: referente (o referenti) indicato per ciascun gruppo.
E il controllo avanzamento cedolini?
Perché no? Ti metto a disposizione anche un elaborato grazie al quale potrai effettuare controlli puntuali e immediati sulle attività relative ai cedolini, evidenziando, per ogni ditta e per il periodo di riferimento selezionato, i dipendenti per i quali è prevista l’elaborazione del cedolino e stamparne il relativo elenco.
Ma c’è ancora di più, sto parlando di un prodotto che ti fornisca tutte le informazioni relative alle seguenti fasi di lavorazione dei cedolini:
- Elaborato
- Stampato
- Archiviato
- Conservato
- Inviato via e-mail
- Pubblicato in Cloud
Magari anche indicandoti la data e l’operatore che ha effettuato la specifica fase di lavorazione.
Come ti spiegavo all’inizio, sarebbe un sogno se questo prodotto ti consentisse anche di controllare se il flusso mensile delle elaborazioni svolte presenti delle situazioni anomale. La buona notizia è che il sogno è realtà: infatti puoi controllare l’elaborazione dei cedolini paga, puoi verificare che tutti gli elaborati abbiamo lo stato di “completato” sino ad arrivare alla fase di invio delle denunce mensili ai vari enti di riferimento.
Altro che “la mia rozza lista” nei preferiti, sembra fantascienza ma ti assicuro che è realtà.
Sto parlando di un prodotto che ti permetterà di creare, controllare e distribuire documenti in modo semplice, efficace e veloce.
Ecco la soluzione ai tuoi problemi, non solo ti renderà il lavoro più facile ma ti aiuterà a monitorare il flusso operativo.
Per quanto mi riguarda, addio “mia rozza lista”.
Tutto questo puoi ottenerlo con un solo prodotto, Job Planner. Ti ho incuriosito? Attendi la prossima puntata che pubblicherò a breve! Ti spiegherò meglio il flusso operativo.
