Nel precedente articolo dedicato alla serie di approfondimenti sulla fattura elettronica, abbiamo visto come la fattura elettronica rappresenti un’opportunità per l’azienda per semplificare il proprio flusso di gestione e abbracciare una cultura di impresa più consapevole e integrata.
Abbiamo in particolare ricapitolato i motivi per cui questa novità non deve essere vista con timore come un’ulteriore complicazione alle nostre già gravose gestioni ma accolta come una boccata di aria fresca grazie ai benefici e alle semplificazioni che essa introdurrà.
Operativamente, però, che cosa comporterà? Con questo nuovo articolo, approfondiremo i dettagli che riguardano l’effettiva messa in produzione del nuovo sistema di fatturazione, con gli aspetti logistici che impatteranno sulla vostra organizzazione.
1. Che cosa significa “fattura elettronica”
Con “Fatturazione elettronica” si indica il flusso digitale che crea e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo che le caratterizza: dalla generazione, all’emissione oppure ricezione, fino alla conservazione, secondo le normative attuali, per 10 anni. Introdotta inizialmente come obbligo nelle sole transazioni con la Pubblica Amministrazione, diventerà la norma operativa anche in tutte le operazioni b2b.
2. La fattura elettronica per la PA
Dal 31 marzo 2015, chi ha fatturato per la PA, lo ha fatto esclusivamente per mezzo di fattura elettronica. Per fattura elettronica si intende non la “solita” fattura emessa in un formato Adobe Pdf e allegata a una e-mail, ma un nuovo formato digitale, elaborato dal vostro gestionale, che ha sostituito interamente la precedente emissione.
La fattura elettronica per la PA non si invia via e-mail ma viene trasmessa attraverso un canale dedicato (il cosiddetto Sistema Di Interscambio, o SDI) che ne gestisce la consegna ed eventuali notifiche e segnalazioni di inesattezza.
3. La fattura elettronica per le aziende (B2B)
Per permettere all’azienda di implementare con successo nel proprio ciclo di gestione la soluzione finora riservata alle transazioni con la PA, è necessario che le Fatture Elettroniche siano in formato elaborabile dai sistemi informativi, cioè che non presentino nessuna necessità di trascrizione manuale dei dati a sistema, anche limitata o marginale, andando quindi a sopperire a ogni attività di inserimento dati (“data entry”).
Per questo, la forma più efficace di Fatturazione Elettronica si appoggia a un sistema digitale per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione in formato elettronico.
4. I tipi di fattura elettronica
Le Fatture B2b Elettroniche sono di tre tipi:
- La prima tipologia è di quelle del tutto simili alle Fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione. Vengono firmate, elaborate in formato strutturato e conservate a norma.
- La seconda tipologia è rappresentata dalle fatture elettroniche che non devono necessariamente essere firmate, ma devono essere elaborate in formato strutturato e conservate a norma.
- L’ultima tipologia è di quelle che, semplicemente, devono rispondere al requisito di essere dematerializzate, cioè “non cartacee”. Non devono necessariamente essere firmate né elaborate su formato strutturato.
5. L’implementazione in azienda
Le tre tipologie di Fatture Elettroniche derivano dal nostro quadro legislativo, che prevede, per rientrare nella casistica della fattura elettronica, che il file sia:
- firmato digitalmente, oppure un tracciato record inviato via EDI oppure qualsiasi altro tipo di fattura digitale;
- che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosca, paghi e porti in conservazione questo file (trattandolo, cioè, proprio come “se fosse una Fattura”).
La soluzione per una corretta implementazione nella vostra gestione aziendale, perciò, è di rivolgersi a una soluzione software professionale e qualificata che rispetti tutti i dettagli previsti dalla normativa relativa alla fattura elettronica.
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Riferimenti bibliografici
“Fattura elettronica: tutto ciò che devi sapere sui vantaggi e le giuste strategie”: articolo di Paolo A. Catti, pubblicato su Agendadigitale.eu.
“Fattura elettronica”: libro di Campomori Federico, pubblicato da Edizioni Hoepli (ISBN 9788832490206).
