Per parlare di fatturazione elettronica bisogna partire dalla propria azienda: non basta conoscere i flussi di lavoro e come i documenti vengano archiviati e registrati, ma anche guardare più lontano verso le prospettive del futuro.
Gestire oggi un’azienda è un’attività impegnativa ma anche stimolante. Richiede iniziativa e flessibilità per confrontarsi continuamente con le dinamiche che ne governano la conduzione, facendo fronte alle date di consegna e alle continue esigenze dei clienti, sempre più desiderosi di innovazione e con crescente richiesta di processi e cicli di elaborazione snelli e dai brevi tempi di attesa.
Un’azienda competitiva oggi, infatti, si distingue per la sua capacità di:
- Essere non solo un fornitore ma un vero e proprio partner dei propri clienti
- Accentuare la propria capacità consulenziale nei confronti del cliente
- Fare percepire al cliente il proprio bagaglio di know how ed esperienza
Il sistema informativo di un’azienda ha caratteristiche sempre più crescenti di complessità, basti pensare a tutte le implicazioni dello scenario industria 4.0. Mentre fino a qualche anno fa, le risorse umane lavoravano per singolo processo, ora i servizi e i cicli di produzione di un’azienda sono sempre più interconnessi.
Questo tipo di complessità, unito alle richieste sempre più esigenti dei clienti, necessita di un’organizzazione che dia risposte immediate e profonde.
Risposte che non si traducono solo nella produzione o nell’erogazione di servizi, ma anche nel consolidare una brand identity che i clienti possano sempre più riconoscere come sinonimo di:
- Efficienza
- Innovazione
- Integrazione
- Valore aggiunto
Le nuove soluzioni tecnologiche, oggi adottate dalla maggior parte delle aziende leader, permettono di raggiungere elevati livelli di performance in termini di efficienza produttiva ed efficacia comunicativa nei confronti del cliente.
Dall’IoT alla sicurezza informatica, dall’ottimizzazione dei processi per mezzo di soluzioni ERP passando per la valorizzazione delle risorse grazie alle possibilità offerte dalle tecnologie web e mobile, fino alla sempre crescente digitalizzazione dei servizi di consulenza e progettazione, sono solo alcune delle sfide alle quali deve rispondere oggi una moderna azienda.
Senza dimenticare altre questioni chiave come, per esempio, quelle relative alla soddisfazione dei criteri richiesti dalle varie certificazioni, all’adeguamento dei processi agli standard internazionali e alla necessità di una vision aziendale sempre maggiormente orientata a un orizzonte digitale e interconnesso.
Per questo è fondamentale indentificare le migliori soluzioni tecnologiche che consentano di affrontare le insidie e cogliere le opportunità della rivoluzione digitale.
In quest’ottica, qual è la strada da percorrere? Quali sono gli obiettivi che bisogna darsi per evitare che la propria realtà aziendale non rimanga indietro nella corsa verso i vantaggi della digitalizzazione?
Le risposte sono tano semplici quanto efficaci:
- Abbracciare soluzioni aperte al futuro
- Adottare standard internazionali ma dall’alto contenuto innovativo
- Pensare e agire smart
- Adottare metodologie flessibili, caratterizzate da un’alta capacità di adattabilità a nuove situazioni
- Investire in servizi scalabili, che possano crescere insieme alla vostra azienda
Le aziende sono oggi chiamate a compiere un altro passo verso una crescita professionale che coinvolga nuove soluzioni tecnologiche che, nell’immediato futuro, permetteranno loro di essere sempre più dinamiche e protagoniste nell’era della rivoluzione digitale.
Nel corso dell’ultimo decennio, infatti, l’incremento della digitalizzazione dell’azienda è stato inarrestabile. Molti esperti prevedono che questa trasformazione crescerà ancora più velocemente nei prossimi anni. La ragione dipende da un insieme di fattori che si possono sintetizzare come una tempesta perfetta dei fattori correlati a qualsiasi business, tecnologia e società.
In questi anni stiamo vivendo una situazione economica e culturale unica, che sfocerà in un vero e proprio cambio epocale che offrirà a chi le saprà cogliere delle opportunità irripetibili:
- Vantaggi tecnologici produttivi e strutturali
- Velocità di comunicazione interna e verso clienti e fornitori
- Snellimento dei processi in favore di una maggiore resa produttiva
- Semplificazione della burocrazia verso una crescente facilità del lavoro
Il fulcro di questa trasformazione, nonché la chiave per coglierne tutti i vantaggi, consiste nella digitalizzazione dell’azienda, ponendosi l’obiettivo di arrivare a una gestione dei processi sempre più snella e interconnessa, che metta al centro della sua nuova natura smart un’altissima priorità per l’informatizzazione dei suoi processi.
Crescere nel digitale implica infatti l’adozione di sistemi per gestire in maniera elettronica informazioni e comunicazioni che prima venivano elaborato in modo analogico, trasformando in un’ottica sempre più integrata e connessa i processi che coinvolgono gli ambiti di:
- Automazione della logistica e produzione
- Organizzazione delle risorse umane
- Analisi dei dati
La trasformazione digitale dell’azienda coinvolge infatti la trasformazione di tutti i suoi principali cicli:
- Ciclo dell’ordine: passaggio dal cartaceo alla completa digitalizzazione
- Approvvigionamento
- Gestione documentale: archiviazione e poi conservazione sostitutiva
- Produzione e logistica: digitalizzazione di alcune fasi fino ad arrivare all’Industria 4.0
Il punto di partenza per questa cruciale digitalizzazione dell’azienda è la fattura elettronica.
La fattura elettronica impone infatti l’avvio della digitalizzazione dei seguenti processi:
- Ciclo dell’ordine: digitalizzazione di alcune fasi
- Approvvigionamento
- Gestione documentale: completa digitalizzazione fino alla conservazione sostitutiva
I vantaggi immediatamente apportati all’azienda sono, quindi:
- Automatizzare il processo
- Aumentare la qualità della produzione dei documenti
- Aumentare il servizio al cliente
La fattura elettronica è, infatti, un anello della catena che parte dall’ordine e termina con l’incasso (o il pagamento, nel caso di ciclo passivo), e la sua introduzione concorre ad innescare l’intero processo di vendita, apportando all’azienda questi benefici:
- Integrazione interna ed esterna
- Dematerializzazione
- Collaborazione tra clienti e fornitori
L’estensione della digitalizzazione dei processi a tutta l’azienda porterà invece un esponenziale aumento della sua competitività grazie:
- Aumento dell’efficienza
- Aumento della flessibilità
- Riduzione del time to market
- Aumento della velocità decisionale
La fattura elettronica apporterà vantaggi tangibili e immediati all’azienda snellendo tutte le procedure del ciclo attivo e passivo. Si pensi, ad esempio, a come cambieranno gli scenari di stampa e consegna, approvazione, conservazione e registrazione:
- Stampa e consegna non avverranno più in modo scomodo ma saranno demandati a un sistema informatico centralizzato capace di gestire tutto il processo di consegna con eventuali notifiche
- L’approvazione avverrà in modo veloce e digitale, con un incremento esponenziale dell’efficienza decisionale
- La conservazione diventerà completamente digitale
- La registrazione di una fattura sarà sempre più automatizzata, grazie alle possibilità di contabilizzazione guidata offerte dalla nuova tecnologia
L’ottenimento di questi risultati sarà reso possibile dall’impiego delle nuove tecnologie protagoniste di questa fase della digitalizzazione dei processi aziendali, come il formato di file XML, la trasmissione attraverso SDI, la conservazione sostitutiva e la firma digitale.
Nelle prossime tappe di questo nostro percorso, vedremo insieme il funzionamento di queste tecnologie e la loro applicazione ai processi aziendali. Il punto di arrivo di questo viaggio sarà il webinar che terremo a settembre, in cui ricapitoleremo tutti quanto avremo trattato nei prossimi articoli e mostreremo una demo pratica di come lavorare con la fattura elettronica all’interno dei nostri gestionali.
Questo percorso sarà inoltre impreziosito da degli special di approfondimento che pubblicheremo con scadenza regolare, delle vere e proprie pillole in ognuna delle quali un nostro consulente approfondirà un aspetto legato alla tecnologia della fattura elettronica.
Per non perderti nemmeno una tappa dio questo percorso formativo, assicurati di iscriverti ai nostri canali social e di consultare regolarmente la sezione blog del nostro sito web, dove pubblicheremo tutti gli articoli dedicati alla fattura elettronica.
