Venerdì 7 aprile sul mio profilo LinkedIn ho parlato di Gestione dei processi autorizzativi e in particolare di processi autorizzativi gestiti da workflow (flussi di lavoro).
Per qualsiasi dubbio, chiarimento o per una semplice consulenza scrivimi: chiara@si-net.it
Se vuoi conoscere meglio gli aspetti tecnici del prodotto puoi proseguire nell’articolo oppure riprendere la LIVE.
I processi autorizzativi sono gestiti nei sistemi aziendali tramite workflow. Questo termine significa letteralmente flussi di lavoro ed indica un modello digitale di un processo, attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività.
L’utilizzo di work flow nei processi autorizzativi può portare i seguenti i vantaggi per la tua azienda.
- Ottenere il tracciamento dell’iter autorizzativo del documento.
- Controllare lo stato di avanzamento dell’approvazione.
- Verificare il carico di lavoro degli operatori.
- Assegnare e prendere in carico i documenti.
- Eliminare il flusso di lavoro cartaceo.
- Autorizzare in modo massivo i documenti.
- Snellire i processi.
- Collaborazione tra i reparti.
In eSOLVER esistono diversi tipi di workflow:
- Richieste di acquisto.
- Ordini di acquisto e conto lavoro.
- Preventivi di vendita.
- Ordini di vendita.
- Sblocco pagamenti di Fatture fornitori- Avvisi di parcella.
- Sblocco distinte di pagamento.
Workflow autorizzativo
Ad oggi è la tipologia più diffusa. Partendo da un documento in stato provvisorio, questo workflow porta il documento stesso a diventare definitivo e quindi a poter essere inserito nel processo aziendale. Il workflow autorizzativo si articola in diversi passaggi:
- Preparazione del documento in stato provvisorio
- Assegnazione automatica del processo.
- Percorso di autorizzazione.
- Presa in carico e controllo.
- Eventuale Riassegnazione ad altro processo/approvatore.
- Esito controllo e impostazione dello stato.
- Documento non autorizzato e reinserimento nel processo
- Documento reso definitivo.
Tutti questi passaggi avvengono tramite il pannello di controllo presente in Esolver in cui sono presenti diverse funzionalità: approvazione definitiva del documento, visibilità stato con “semaforo”, gestione commenti sui documenti, cronologia, modifica Assegnazioni, Variazione/Forzatura stato, interrogazione documento/legami/annotazioni, controllo fido, invio notifiche, semaforo marginalità, semaforo blocco amministrativo, semaforo fido, semaforo prezzi/sconti forzati, semaforo giacenza e disponibilità, visibilità dell’avanzamento.
Il processo autorizzativo viene configurato utilizzando:
- Regole di assegnazione: consentono di assegnare il documento al processo autorizzativo (es. importo del documento, percentuale del margine, operatore di inserimento, etc.)
- Step: i passaggi che devono essere fatti dai diversi operatori.
- Operatori: che devono effettuare l’approvazione
- La modalità (AND o OR): uno degli operatori o tutti gli operatori.
Un esempio di processo autorizzativo può essere: un ordine di acquisto con importo superiore a 10k deve essere approvato dal responsabile di reparto, un ordine di acquisto superiore a 30k deve essere approvato prima dal responsabile di reparto e poi dal direttore generale.
Workflow sblocco pagamento
Questa tipologia di workflow è utilizzata è per autorizzare il pagamento delle fatture fornitore.
Il processo è il seguente: l’amministrazione registra un documento di acquisto che nasce con il pagamento bloccato; il documento viene assegnato automaticamente al processo autorizzativo; il documento passa in gestione agli operatori che devono autorizzarlo; l’approvatore prende in carico il documento e dopo aver fatto tutti i controlli utili può apporre la sua approvazione al pagamento.
Workflow autorizzazioni distinte di pagamento
Questo tipo di workflow è sempre inerente ai pagamenti, ma in questo caso è specifico per le distinte di pagamento, ovvero la distinta dei bonifici che viene presentata in banca.
In questo caso il workflow ha inizio quando viene preparata la distinta e le viene assegnato lo stato di richiesta di autorizzazione, a seguito della richiesta, viene inserita nel processo di autorizzazione e, come nei casi precedenti, segue il suo percorso che si concluderà con l’autorizzazione o non della distinta.
In conclusione, in eSOLVER abbiamo la possibilità di utilizzare i workflow di autorizzazione per autorizzare e rendere definitivi i documenti quali:
- Preventivi al cliente.
- Ordini a cliente.
- Ordine a fornitore.
- Richieste di acquisto.
E per autorizzare il pagamento dei singoli documenti oppure la presentazione di Distinte di pagamento.
