Yammer ha una gamma completa di funzionalità per aiutarti a comunicare apertamente e accelerare il processo decisionale, aprire nuovi canali di collaborazione ed eliminare le mail a scomparti, per cartelle, per persone o gruppi
Iniziamo guardando i nostri attuali modi di comunicare con il nostro team.
Prendiamo un progetto, ma possiamo fare altri esempi di utilizzo (Circolari, News, Eventi e relativi contenuti)
Un progetto tipicamente ha un inizio, un obiettivo, una collaborazione, una condivisione e una fine. Per realizzare questo, è essenziale avere una comunicazione trasparente ed efficace.
Per tutto il ciclo di vita del progetto, ci impegniamo in numerosi canali di comunicazione: telefonate, email, video chiamate, messenger chat ecc. Siamo così impegnati a rendere il progetto un successo, che finiamo solo per supervisionare le numerose ore trascorse a comunicare con i team interni o clienti esterni.
Questi sono gli aspetti dove interviene Yammer. L’idea è di non sostituire ogni canale ma di ridurre il tempo trascorso e renderlo più efficace, quindi se possibile raggiungere la massima velocità di trasmissione.
I quattro motivi principali per i quali considerereste di utilizzare Yammer per collaborazione interna ed esterna sono:
- La facilità d’uso
- La applicazione Mobile
- Le comunicazioni interne dirette
- La condivisione con gli utenti esterni.
YAMMER può spostare la tua azienda o il tuo studio oltre il processo gerarchico di comunicazione che appesantisce e che può ostacolare il progresso di un progetto e soprattutto rallentare le comunicazioni e le decisioni.
È possibile impostare un gruppo di YAMMER privato dove il team può condurre conversazioni online intorno agli elementi del progetto, del servizio, del prodotto; in questo modo ogni utente incluso o invitato entra a far parte del processo decisionale.
Oggi voglio condividere la mia esperienza all’interno della nostra azienda sull’utilizzo di YAMMER come una piattaforma di collaborazione e mostrare il suo valore con un caso di utilizzo nel mondo reale.
Una delle frustrazioni più grandi che mi trovo di fronte all’inizio di ogni attività o di progetto è la tonnellata di email scambiate, che mi arrivano da tutti i reparti, dai loro responsabili, ” destrutturate” e molte volte con allegati e loro versioni diverse finiscono per appesantire e farmi odiare la mia casella di posta.
Questo è proprio il caso dove YAMMER mi è venuto in soccorso.
Se segui questi tre passaggi di base non si tornerà mai ai modi tradizionali di gestione del progetto.
- Creare un gruppo interno di Yammer
- Creare una rete esterna (se sei già pronto)
- Invitare membri e iniziare a condividere
1. Il gruppo interno
Ciò consentirà la comunicazione quotidiana all’interno del nostro team nell’area Bozze di documenti, domande, chiarimenti, tutto può essere inserito nel gruppo interno.
- Tag delle persone – aiuta a informare le persone giuste e mantenere aggiornati gli altri. Tutti i nostri post sono rivolti al gruppo e almeno un membro del team. Questo genera una notifica anche sul device mobile
- Tag al contenuto – aiuta a trovare informazioni quando più necessario. Puoi iscriverti a qualsiasi argomento e quindi rimani aggiornato su tutte le conversazioni circa questo tema
- Fai una domanda – ogni progetto ha problemi e lacune e si perde la filiera delle informazioni. YAMMER è la soluzione migliore per ottenerle rapidamente. Ci siamo così assicurati che qualsiasi domanda che ha coinvolto più di due individui è inserita nel gruppo interno. Sarete stupiti quanto rapido ed efficace, sia questo approccio.
- Caricare i risultati finali per la revisione – quando devo ancora incontrare o riunirmi con qualcuno che deve consegnarmi più versioni di documenti, solitamente mi inviava più mail dalla sua casella di posta perdendo la cronologia delle stesse. Abbiamo usato YAMMER per condividere tutti i documenti che devono essere revisionati e approvati, e ci ha aiutato a liberare la nostra casella di posta e taggare i contenuti con argomenti e le persone per notifica appropriata correlati al progetto.
Ora, quando si è pronti con il deliverable, e vuoi condividerlo con i tuoi clienti o fornitori puoi spostarli in un gruppo esterno per la condivisione. Ciò mantiene la separazione tra il team interno e comunicazioni con i clienti.
2. Creare una rete esterna
La creazione di una rete esterna vi permetterà di avere uno spazio di collaborazione dedicato con il cliente.
- Consente ai gruppi di Yammer di collaborare su progetti individuali e bisogni sociali, creare circolari e comunicazioni ufficiali e tanto altro
- Vantaggio di trasparenza e di un canale di comunicazione rapida.
Questo vi permetterà di concentrarsi su tutte le conversazioni correlate all’interno di un gruppo di progetto.
Aggiungere tutti i membri del team a questo gruppo e contrassegnarlo come “Pubblico” o “Privato” in base alle vostre esigenze e riservatezza.
3. Non dimenticare di aggiungere membri del team e postare il tuo primo messaggio
La mia esperienza personale è che all’inizio alcuni di noi e della tua organizzazione non sono esperti del prodotto e considerano scomodo l’utilizzo di YAMMER per questo scopo. Comincia tu stesso con la condivisione di documenti, risultati, a postare domande e questo, sono sicuro, che agirà come un rompighiaccio.
Carica file direttamente su YAMMER per condividerli con tutto il gruppo, puoi caricare nuove versioni dei documenti e lasciare a YAMMER il compito di mantenere il controllo sulle versioni precedenti.
Suggerimenti che posso darti
- Contrassegna quando carichi un contenuto, come “ufficiale e di sola lettura” se si lavora su progetti in cui i documenti vengono cambiati spesso. L’indicazione “ufficiale e di sola lettura” è anche un modo efficace per ottenere l’attenzione dai membri del gruppo e tenere traccia delle stesse variazioni
- Fai scaricare ai membri del gruppo l’applicazione mobile di YAMMER e avranno sempre in tempo reale le notifiche per discussioni di gruppo e di modifica o caricamento file. La facilità di ricerca argomenti e documenti riduce la necessità di email, ti consente di non ripulire periodicamente la tua casella di posta con il rischio di cancellare le mail utili
- Utilizza il gruppo per ricevere feedback e approvazione del progetto e dei risultati finali includendo i vostri stakeholder/sponsor nel campo “cc” pur condividendo il post.
* Se siete preoccupati circa la conformità e la sicurezza durante il caricamento di documenti, non ce n’è motivo, è possibile ancora utilizzare efficacemente Yammer. In circostanze come quelle, è necessario utilizzare SharePoint come il repository documentale e Yammer come front-end per tutte le comunicazioni, postare link a raccolte documenti di SharePoint e avviare una conversazione. Ancora meglio, se si utilizza Office 365, tutte le conversazioni di gruppo sono ora integrate con i documenti e siti.
Qui in SI-NET abbiamo utilizzato YAMMER in vari scenari.
