Durante la nona puntata della Scatola dei trucchi, Claudia e Angelo, consulenti per il mondo degli Studi Professionali in Si-Net, hanno messo sul tavolo nuove tematiche per raggiungere gli scopi del manifesto della rubrica: stare accanto ai clienti, anticipare i loro bisogni, offrire loro la possibilità di formarsi e informarsi.
L’argomento affrontato nella nona puntata riguarda le importanti novità rilasciate per Profis 2023.3 e 2023.4.
Le nuove versioni di aggiornamento hanno introdotto due importanti novità in ambito contabilizzazione:
- Acquisizione prima nota cassa/banca da Excel e applicazione intelligenza artificiale (AI).
- Contabilizzazione automatica fatture elettroniche: creazione multipla partitari.
L’intelligenza artificiale (in sigla IA) è una disciplina che studia se e in che modo si possano realizzare sistemi informatici intelligenti in grado di simulare la capacità e il comportamento del pensiero umano.
L’acquisizione prima nota cassa/banca da Excel è stata implementata per ottenere la compilazione del Foglio dati da contabilizzare (colonne “conto/partitario”) con intelligenza artificiale (AI).
I servizi web utilizzano due motori di intelligenza artificiale Sistemi e si occupano di:
- Riconoscere in automatico ordinante/beneficiario.
- Proporre i conti automaticamente (es. Commissioni bancarie).
Dalla causale indicata sui movimenti bancari.
Come si fa a riconoscere quindi l’entità ordinante del beneficiario? I soggetti ordinante/beneficiario da ricondurre successivamente, grazie ad una regola specifica, ad un cliente/fornitore per le operazioni di incasso/pagamento da riportare sulle righe del foglio.
Anche nello specifico caso della Proposta dei conti la si andrà a leggere dalla causale e per tutte quelle righe che non sono ricondotte al pagamento incasso, la procedura sarà in grado di proporci il conto da utilizzare in automatico per la contabilizzazione.
Per poter procedere a sfruttare l’intelligenza artificiale occorrerà effettuare una configurazione, definendo:
- Il modello di importazione: per definire il tipo di entità da riconoscere (ordinante/beneficiario).
- Catalogo regole: Nuova regola per ricondurre il risultato elaborato da AI ad un possibile cliente/fornitore della ditta.
La definizione del modello di importazione potrà avvenire in modalità differenti a seconda che il modello sia nuovo o già esistente.
Se il modello è nuovo richiameremo la Copia modello standard seguendo poi lo step successivo. Prima si personalizzerà il modello affinchè la procedura vada a leggere il contenuto delle colonne di Excel che acquisiremo. In automatico la procedura andrà ad aggiungere due nuove righe relative ai dati dell’intelligenza artificiale dedicate a beneficiario e ordinante.
Nel caso in cui il modello di importazione sia già presente occorrerà richiamarlo al fine di definire i dati (AI) relativi al Beneficiario e Ordinante attraverso il bottone Configura.
A cosa serve il Catalogo regole?
A definire come la procedura dovrà impostare i dati nel foglio di contabilizzazione. Si possono creare sul catalogo le possibili regole per sfruttare l’AI nella compilazione del foglio dati da contabilizzare. Le possibili funzioni disponibili sono:
- La regola specifica riferita all’ordinante/beneficiario da ricondurre ad un cliente/fornitore della ditta.
- La regola utile alla proposta conti (per operazioni non legate a clienti/fornitori).
Una volta definito il Catalogo regole e il Modello importazione potremo andare a richiamare l’Acquisizione Prima Nota da Excel.
Novità: Creazione multipla partitari
La funzione “Contabilizza con modalità automatica” è stata implementata per darvi la possibilità di creare massivamente le anagrafiche dei clienti e dei fornitori e attivarne i relativi partitari, prima di avviare la contabilizzazione automatica dei documenti.
Questo consente di velocizzare il processo stesso di contabilizzazione non dovendo più creare/attivare le anagrafiche e i partitari in fase di registrazione del documento. La creazione automatica delle anagrafiche clienti e fornitori è parametrizzabile.
Tra le preferenze operatore sono state inserite le seguenti opzioni:
- Crea in automatico le anagrafiche di nuovi Clienti/Fornitori dai dati FTE: consente di creare i partitari clienti e fornitori con le logiche di cui sopra. L’opzione di default è selezionata; se l’opzione non è selezionata la creazione dell’anagrafica deve essere effettuata manualmente dall’operatore in fase di contabilizzazione.
- Visualizza il dettaglio dei dati anagrafici e contabili successivamente alla creazione: l’opzione consente di visualizzare le videate dei dati anagrafici e dei dati partitario del cliente o fornitore creato.
- Se non selezionata, i dati del partitario creato vengono proposti direttamente nella testata del documento nella sezione “Dati Cliente/Fornitore”.
Ci sono alcune casistiche in cui è richiesto l’intervento dell’operatore:
- Tipo soggetto: in base al contenuto della Fattura elettronica, è possibile determinare il solo tipo soggetto “Persona Fisica”. Negli altri casi, viene impostato di default “Altro soggetto”.
- Partita IVA- Soggetti esteri: il campo viene compilato con l’elemento del tracciato “Codice identificativo fiscale” se quest’utimo contiene un identificativo estero con al massimo 12 caratteri.
- Codice fiscale- Soggetti residenti nei comuni di Livigno e Campione D’Italia: nei casi in cui il codice fiscale, per convezione, sia indicato nel blocco <IdFiscaleIVA>, il campo viene compilato con l’elemento del tracciato “Codice identificativo fiscale”.
Tipo soggetto FTE:
- Partitario cliente: in base all’elemento del tracciato “Formato trasmissione” il campo viene impostato “Pubblica amministrazione” o “Soggetto IVA/Privato recapito via SDI”.
- Partitario fornitore: il campo viene impostato con il default “Soggetto IVA/Privato recapito via SDI” (non essendo presente alcun elemento sul tracciato che possa definirne il valore).
- Dati Nazionalità-Nazionalità: per i soggetti residenti esteri (in base alla nazione della <Sede>) il campo viene impostato di default con “Estera”.
- Nazionalità IVA- Partitario Cliente: nelle casistiche in cui non è presente l’elemento del tracciato “Codice identificativo fiscale” ed il comune della >Sede> è diverso da Livigno o Campione D’Italia, il campo viene impostato di default con “italiana”.
- Anagrafica del Rappresentante Fiscale: nei casi in cui nel blocco del Rappresentante Fiscale sia indicata la Partita IVA/Codice Fiscale del soggetto rappresentato, l’anagrafica viene ricercata per ragione sociale. Se non presente in anagrafica generale, non avendo dati a sufficienza, l’anagrafica del Rappresentante Fiscale non viene creata in automatico.
