I tempi sono maturi per parlare di strategie e pianificazione non solo nelle aziende, ma anche negli Studi professionali.
Chi l’ha detto, infatti, che uno Studio professionale non ha gli stessi diritti delle imprese commerciali?
Nell’era del web 4.0 anche lo Studio professionale, se vuole distinguersi dallo studio generalista, deve pensare a una propria evoluzione e programmare strategie di fondo, a breve o medio/lungo termine.
Parole chiave diventano quindi:
- Profilo strategico
- Gestione degli obiettivi
Mi rendo conto che sono concetti un po’ lontani dallo stereotipo a cui siamo abituati, ma proprio per questo perché non tentare di svecchiare i processi arrugginiti e obsoleti o addirittura inesistenti che percepisco essere ancora oggi l’ostacolo che blocca la maggior parte degli Studi professionali?
Ecco che pensare alla pianificazione strategica può diventare il primo tuo pensiero caro professionista!
Parliamo di processi organizzativi
Come si strutturano i processi organizzativi? Con pochi e semplici passi:
- Gestire il mandato professionale: è un contratto tra lo studio e il cliente, nel quale sono formalizzati i servizi oggetto di erogazione e le condizioni economiche applicate. Nello specifico come ti ho già spiegato nel mio post sul Mandato Professionale: non devi dimenticarti di questi pochi elementi:
- La descrizione e la descrizione estesa del servizio
- La descrizione da impostare sugli addebiti e sulle righe dei documenti di ricavo
- Lo schema di esposizione da adoperare per esporre gli addebiti in fattura
- Quali addebiti stampare come allegati al documento di ricavo
- Le tariffe e l’eventuale sconto da applicare
- Le attività da eseguire
- Le spese e/o le anticipazioni da prevedere per l’erogazione del servizio
- Il valore della pratica
- Le date di avviamento e scadenza della pratica
- Il responsabile della pratica.
- Pianificare le attività facendo leva sui servizi e le tabelle standard fornite da Sistemi, i vantaggi di adoperare le attività standard sono essenzialmente tre:
- Disponi di una base di partenza significativa, confezionata sulla base dell’effettivo funzionamento dei programmi contabili, bilanci, fiscali e paghe. Puoi successivamente personalizzare quanto fornito come standard, ad esempio eliminando delle attività che non ritieni significative o introducendone delle altre;
- La stragrande maggioranza delle attività standard fornite sono automatiche, ovvero gestiscono senza ulteriori sforzi da parte tua la situazione di avanzamento sulla base delle informazioni che STUDIO 4 reperisce da PROFIS e da JOB (“Da avviare”, “In corso”, “Completata”, eccetera);
- Con le attività automatiche standard vengono automaticamente gestite anche tutte le occorrenze in cui l’adempimento risulta suddiviso, che a seconda dei casi potranno corrispondere a un periodo (gennaio, febbraio, marzo, ecc., piuttosto che I trimestre, II trimestre, ecc.), oppure a una ulteriore specificazione dell’adempimento (UPF ordinario, UPF integrativo, eccetera).
- Usare il calendario:
- Ricordati che STUDIO 4 consente di gestire un calendario per ciascun operatore di studio, in cui riportare scadenze e impegni. Il calendario è integrato con le pratiche, per cui confluiscono in esso le attività assegnate all’operatore provviste di una scadenza; ma naturalmente può prevedere impegni e scadenze ulteriori, non legate ad alcuna pratica.
- Ma ancor più, per parlare di innovazione tecnologica, Se l’operatore dispone di un account su Microsoft Exchange, Microsoft Office 365 oppure su Google, è possibile impostare la sincronizzazione tra il calendario di STUDIO 4 e quelli gestiti esternamente. La sincronizzazione è bi-direzionale: gli impegni inseriti su STUDIO 4 verranno riportati nel calendario esterno, e viceversa.
- Controllo avanzamento lavori:
STUDIO 4 dispone di uno strumento di immediato utilizzo per monitorare l’avanzamento delle attività in studio: è il “Controllo avanzamento lavori”, che consente di predisporre una pluralità di prospetti a video attraverso cui visualizzare e gestire le attività previste per tutte le pratiche aperte.
Lo strumento è ancora più efficace se abbinato all’utilizzo delle attività gestite in automatico, grazie alle quali potete ottenere dei prospetti di avanzamento lavori che si aggiornano in automatico e che quindi non richiedono alcuno sforzo di manutenzione da parte degli operatori.
i
Con questo strumento integrato ed automatizzato puoi creare prospetti di avanzamento personalizzati, definendo quindi le informazioni da visualizzare, aggiornare i dati ed esportare il tutto nei prospetti in Excel.
- Rilevazione del tempo impiegato. Lo strumento con cui tenere traccia del tempo lavorato è il rapportino di prestazione; vi sono diverse facilitazioni e automatismi disponibili nella procedura per rendere veloce ed efficiente la compilazione del rapportino da parte degli operatori.
Ma la cosa più importante che devi sapere è che con questo strumento puoi:
- Valorizzare i servizi a tempo
- Valutare la congruità degli importi fatturati
- Effettuare il controllo di gestione
- Tenere traccia dei servizi erogati extra-mandato
- Rilevare i dati quantitativi prodotti
Per concludere: cosa ti serve davvero?
Sono fermamente convinta che organizzare i processi del tuo Studio professionale debba essere la priorità, se hai a cuore un pronto raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Certo, senza STUDIO 4 è più complicato: ti serve un aiuto o non sai ancora se questo sia il programma giusto per il tuo Studio? Contattami qui senza impegno.
