Non ti dirò nulla di nuovo affermando che gli studi professionali non si differenziano solo sulla base della tipologia di servizi forniti, ma anche e soprattutto sulla base di come sono strutturati dal punto di vista organizzativo.
Anche se ogni studio ha le sue peculiarità, è comunque possibile individuare una pluralità di modelli organizzativi, in particolare se riferiti a processi specifici: l’organizzazione del lavoro, il controllo di gestione, la fatturazione dei servizi.
La prima cosa che faccio quando visito uno studio professionale è, quindi, quella di capire davanti a che modello mi trovo: solo con queste indicazioni, infatti, posso proporre il modello adatto per l’uso del software più adatto!
Guarda questa infografica:
In quale modello organizzativo si colloca il tuo studio? Di solito, è la modalità di fatturazione che determina il profilo dello studio. Hai scoperto qual è il tuo? Pensi che sia quello giusto per valorizzare i tuoi servizi, ciò che fai per i tuoi clienti?
In genere i profili sono quattro:
- Fatturazione dei servizi a importo fisso
- Fatturazione dei servizi sulla base del valore della pratica
- Fatturazione dei servizi a tempo
- Fatturazione dei servizi a misura
Oggi voglio soffermarmi sul modello organizzativo basato sul tempo e su quello basato sulla misura.
Come ti avevo già accennato nel mio precedente post, diventa fondamentale partire dal mandato professionale anche ai fini della definizione del modello organizzativo di studio, se infatti:
- Il servizio che presti è a mandato, le prestazioni sono predefinite e/o preventivabili: in questo caso sono stati presi accordi con il tuo cliente, quindi è possibile definire un piano canoni e determinare gli addebiti automatici. Diverrebbe a tale proposito secondario tracciare un rapportino giornaliero delle attività svolte;
- Nel caso di servizio extra mandato, invece, si rende necessario avere degli strumenti con cui tenere traccia delle prestazioni svolte, al fine di poter predisporre gli addebiti.
Le funzioni che consentono di fornire questa “traccia” sono i rapportini e i dati quantitativi (ad esempio: numero rilevazioni contabili, numero cedolini, eccetera).
Il modello a tempo, il modello a misura
Qualora decidessi di fatturare a tempo, cioè sulla base delle ore spese dall’operatore su un determinato servizio, la valorizzazione dei servizi erogati avverrebbe in funzione delle ore rilevate: lo strumento principale da utilizzare per la rilevazione del tempo è il rapportino di prestazione, con cui i tuoi operatori che erogano il servizio annoteranno le ore imputabili al servizio/cliente.
Immagino già a cosa stai pensando e a quali dubbi in questo momento ti attanagliano:
- Non sarà una perdita di tempo?
- Ma l’operatore non si sentirà troppo controllato?
- E se poi le ore vengono imputate senza un criterio preciso, a discapito del buon senso?
Tutto ciò non può accadere, lo strumento per rilevare il tempo delle singole prestazioni è il rapportino di prestazione, come detto, ma la compilazione del rapportino è facilitata dalla possibilità di derivare i contenuti sulla base delle attività assegnate, degli impegni riportati nel calendario e del tempo automaticamente tracciato dai prodotti integrati PROFIS e JOB.
Un piccolo timer lavorerà per te tracciando cliente, procedura e tempo speso su una determinata attività automaticamente, così a fine giornata il tuo operatore dovrà solo calibrare la quadratura giornaliera indicando eventuali attività di consulenza svolte al di fuori della procedura.
Schematicamente avverrà questo:
Se però nel tuo modello organizzativo non trovano assolutamente posto i rapportini di prestazione o se gli stessi vengono usati solo per effettuare statistiche interne, ricordati che puoi cambiare rotta e definire il tuo profilo basandoti sulla fatturazione a “Misura”, ovvero usando il dato quantitativo.
Quel che STUDIO 4 può fare
STUDIO 4 fornisce due funzioni finalizzate ad addebitare al cliente i servizi erogati in funzione di dati quantitativi:
- Nel caso di servizi forniti extra-mandato, la funzione di consuntivazione dati quantitativi ti consente di scoprire gli output prodotti non legati a nessun servizio già addebitato.
- Nel caso di servizi forniti a mandato, gli addebiti vengono generati contestualmente alla generazione del piano canoni. Si tratta quindi di andare progressivamente a valorizzarli attraverso la funzione di valorizzazione degli importi. In questo caso, parliamo esclusivamente di servizi a misura.
La derivazione dei dati quantitativi – dai prodotti SISTEMI integrati con STUDIO 4 alle quantità inserite dagli operatori nei rapportini di prestazione – è contestuale alla generazione degli addebiti. Questo ti assicura di calcolare l’importo dell’addebito sulla base del valore più aggiornato del dato quantitativo.
Nei contesti molto grandi, con migliaia di clienti e un catalogo ricco di servizi a misura, potresti tuttavia preferire derivare il valore dei dati quantitativi in momenti in cui il sistema informativo è meno utilizzato: ad esempio nelle ore notturne, tramite una schedulazione della derivazione dei dati.
Che sia il “Tempo” o la “Misura” a definire il tuo modello organizzativo, contattami: ti illustrerò nel dettaglio le potenzialità di STUDIO 4.
