L’Agenzia delle Entrate, con risposta ad interpello n. 740 del 20 ottobre 2021, ha fornito chiarimenti in merito alla dematerializzazione delle note spese prodotte dai dipendenti trasfertisti.
Richiamando precedenti risposte (nn. 403 e 417 del 2019), l’Agenzia precisa che, laddove siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati, nulla osta all’adozione del processo di dematerializzazione di tali note spese.
Ciò, non solo quando la nota spese viene generata direttamente dal trasfertista tramite la procedura di accesso alla rete aziendale, ma anche quando la stessa è prodotta mediante un delegato, che agisce su procura, in nome e per conto del delegante (ex art. 1387 e seguenti del c.c.), di cui resta traccia nel sistema stesso.
I giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti (quali inerenza, competenza e congruità), che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa.
