La conservazione digitale è un insieme di attività e procedure che consente di preservare negli anni i documenti informatici di un’organizzazione, quale un’azienda o uno studio professionale, a seguito di processi di digitalizzazione o dematerializzazione documentale. Solo con la conservazione digitale quindi, le fatture, le scritture contabili e qualsiasi altro documento fiscale, sono in grado di mantenere negli anni la loro integrità e immodificabilità, ma è necessario seguire precise regole e adottare stabilite procedure.
Che differenza c’è tra dematerializzazione e digitalizzazione
Dematerializzazione e digitalizzazione sono termini che spesso vengono utilizzati come sinonimi, ma che in realtà non lo sono dato che si riferiscono a processi molto diversi. La dematerializzazione è la procedura che consente di convertire documenti cartacei in documenti digitali tramite l’impiego di scanner. La digitalizzazione invece è l’attività di formazione e gestione di documenti in modalità informatica, ossia in formato elettronico, sin dalla loro origine. Ma se da una parte i documenti informatici permettono di conseguire notevoli vantaggi, dall’altra hanno lo svantaggio di essere modificabili con estrema facilità. È molto semplice infatti modificare un documento in formato XML, oppure alterare le informazioni contenute in una fattura PDF arrivata per posta elettronica.
Conservazione digitale a norma
È necessario che i documenti elettronici vengano conservati secondo regole e procedure in grado di garantirne l’immodificabilità e l’integrità per dieci anni come stabilito dall’art.2220 del Codice civile. Tale termine potrebbe avere eccezioni in quanto questo è, per i documenti fiscali, fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.
Solo adottando quindi una conservazione digitale conforme al DMEF 17 giugno 2014 e alle Linee guida AgID del 9 settembre 2020, è possibile assicurare le garanzie di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione.
Tutti i documenti informatici devono essere oggetto di conservazione digitale, perché solo in questo modo è possibile assicurare con assoluta certezza la loro autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, e reperibilità. Il concetto è ben esplicitato all’art.20, comma 5-bis del decreto legislativo del 7 marzo 2005 n.82 (Codice dell’Amministrazione Digitale-CAD).
I file delle fatture elettroniche in formato XML oppure in formato PDF deve essere conservato tramite l’ausilio di un valido sistema di conservazione, in quanto su altri supporti sono consultabili dagli operatori ma non conservati a norma di legge.
Quali documenti si possono conservare in digitale
La conservazione digitale può riguardare qualsiasi tipologia documentale e, nell’ambito dei documenti aziendali e di studio, può comprendere documenti amministrativi, contabili e fiscali. Le fatture elettroniche di vendita o di acquisto, i documenti di trasporto emessi o ricevuti, le scritture contabili, come ad esempio:
- il libro giornale;
- i registri Iva;
- i libri sociali obbligatori.
Termini per la conservazione digitale dei documenti fiscali
La conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali va ultimata entro tre mesi dal termine ultimo di trasmissione delle dichiarazioni annuali. Con riguardo quindi alle fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso dell’anno X, se il termine ultimo di trasmissione delle dichiarazioni è il 30 novembre dell’anno X+1, la conservazione digitale dovrà essere eseguita entro il 28 febbraio dell’anno X+2.
Nei casi invece si intenda conservare documenti cartacei, come per esempio le fatture di acquisto ricevute da fornitori esteri, la loro conservazione digitale potrà essere eseguita in qualsiasi momento, anche a distanza di anni, dato appunto che esiste sempre l’originale cartaceo del documento da esibire in caso di accessi, verifiche e ispezioni da parte dell’Amministrazione finanziaria.
Conservazione digitale dei documenti in house oppure in outsourcing
La conservazione digitale potrà essere svolta internamente all’organizzazione (cioè all’azienda o allo studio professionale), previa adozione di appositi software e avendo maturato le opportune competenze, oppure affidando il servizio all’esterno a operatori specializzati, in possesso per esempio della certificazione ISO/IEC 27001 a conferma dei requisiti in termini di qualità e sicurezza dei propri sistemi di gestione delle informazioni.
Dove devono essere conservati digitalmente i documenti fiscali
In caso di esternalizzazione del servizio di conservazione digitale a un operatore specializzato questi potranno eventualmente impiegare server farm localizzate anche in altri Stati membri. Tale aspetto non impatta in alcun modo sul luogo di tenuta dei documenti, registri e scritture contabili ex art 35 DPR 633/72.
Ciò che è rilevante infatti, è che dalla sede dell’azienda o dallo studio professionale, quale soggetto depositario delle scritture contabili, sia possibile accedere da remoto ai file conservati, anche se questi sono memorizzati su server localizzati per esempio in Germania, oppure in Francia, evidenziando però che i suddetti file dovranno essere conservati secondo le disposizioni Italiane.
Il responsabile della conservazione digitale dei documenti
Conservare in modalità digitale i documenti, compresi quindi i documenti fiscali o le scritture contabili, necessita della nomina del responsabile della conservazione, cioè quella persona in grado di gestire, organizzare e sovraintendere le diverse attività che compongono il processo di conservazione digitale. Tale ruolo dovrà essere assunto da una persona fisica, che potrà essere all’interno dell’organizzazione aziendale oppure anche all’esterno.
Redazione del manuale di conservazione digitale
La singola azienda dovrà istituire il manuale di conservazione, che consiste in un documento informatico che riporta il dettaglio dei diversi aspetti riguardanti il processo di conservazione digitale dei documenti, quali per esempio i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle infrastrutture utilizzate. Tale documento dovrà essere redatto e aggiornato dal responsabile della conservazione, anche nei casi in cui la conservazione sia stata affidata a un conservatore esterno, il quale avrà invece l’obbligo di stilare il manuale del sistema di conservazione.
Imposta di bollo sui documenti informatici: modalità di pagamento
In caso di emissione di fatture elettroniche oppure di conservazione digitale del libro giornale o del libro degli inventari, l’imposta di bollo si assolve secondo le indicazioni contenute all’art.6 del DMEF 17 giugno 2014. In particolare, per le fatture elettroniche il pagamento dovrà avvenire secondo la seguente tempistica:
- primo trimestre, pagamento entro il 31 maggio;
- secondo trimestre, pagamento entro il 30 settembre;
- terzo trimestre, pagamento entro il 30 novembre;
- quarto trimestre, pagamento entro il 28 febbraio.
Con riguardo invece le scritture contabili, quali il libro giornale o il libro degli inventari, dovrà avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, e quindi con riguardo all’anno X, il pagamento dovrà avvenire entro il 30 aprile dell’anno X+1, anche se la conservazione digitale avverrà successivamente a tale scadenza.
Mancata conservazione dei documenti fiscali: norme e sanzioni
In caso di mancata conservazione di scritture contabili, registri IVA o documenti fiscali, a norma del primo comma dell’art.9 del decreto legislativo del 18 dicembre 1997 n. 471, è applicabile una sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000. Da aggiungere poi, così come stabilito nella circolare 36/E del 6 dicembre 2006, che qualora i documenti fiscali, quali per esempio le fatture elettroniche, non siano conservate oppure siano conservate non correttamente, “in linea di principio detti documenti non sono più validamente opponibili all’Amministrazione finanziaria”, e quindi l’attività di accertamento dovrà essere gestita in modo diverso, compreso eventualmente anche l’accertamento induttivo ex art. 39, secondo comma, lettera d), del D.P.R. n. 600 del 1973.
