Durante la seconda puntata della Scatola dei trucchi, Claudia e Angelo, consulenti per il mondo degli Studi Professionali in Si-Net, hanno messo sul tavolo nuove tematiche per raggiungere gli scopi del manifesto della rubrica: stare accanto ai clienti, anticipare i loro bisogni, offrire loro la possibilità di formarsi e informarsi. 

Gli argomenti affrontati nella seconda puntata sono stati la tracciabilità dell’avanzamento degli adempimenti e la situazione della tracciabilità del cliente nei confronti dello studio. 

Per quanto riguarda la questione relativa all’avanzamento degli adempimenti, spesso e volentieri, si utilizzano i fogli di Excel per aggiornare lo stato di avanzamento, pratica che però comporta degli svantaggi, soprattutto perché tali fogli potrebbero essere oggetto di modifiche involontarie.  

Per ovviare a questa problematica, spiega Claudia, Studio4 offre la possibilità di automatizzare questo processo, con una funzione che si chiama Avanzamento adempimenti. Questa funzione consente di andare a verificare il lavoro svolto dai collaboratori dello studio in modo tale da dare un risultato tempestivo e automatico. Offre poi la possibilità di andare a schedulare la creazione di una serie di prospetti; questi permettono a loro volta di andare a controllare lo stato di avanzamento dei lavori. Tali prospetti danno così modo di monitorare tutti gli adempimenti che lo studio deve gestire, e quindi tutte le integrazioni con il mondo PROFIS e quello JOB. 

Questa funzione automatica riesce ad estrarre oltre 100 dati. Tali dati sono di derivazione PROFIS in ambito fiscale, contabile, bilanci e da JOB. Lo studio può creare questi prospetti proprio per andare a rispondere puntualmente a quelle che sono le esigenze, andando poi a personalizzarli sia per anno che per cliente. Per attivare questo modulo è necessario compiere alcune configurazioni preliminari: 

• Selezionare la funzione di menù “Pianificazione avanzamento” 
• Creare un nuovo prospetto dal bottone nuovo o copia standard 

Una volta estratto questo Avanzamento adempimenti si potrà lavorare su una frequenza personalizzata in base alle scelte dello studio. Sarà quindi possibile creare prospetti differenti per singolo adempimento, piuttosto che creare un prospetto per generare poi tutti gli adempimenti che si è tenuti a svolgere in un determinato periodo, sostituendo quindi i fogli Excel. 

A questo punto si definirà un prospetto che, una volta creato, potrà visualizzare le informazioni inserite nei dati di avanzamento. Una volta ottenuto l’esito del prospetto ci troveremo di fronte un foglio organizzato con diversi colori:  

• Celle bianche: rappresentano gli adempimenti non previsti o ancora da avviare. 
• Celle arancioni: rappresentano gli adempimenti in corso. 
• Celle verdi: rappresentano gli adempimenti completati. 

Il secondo argomento della puntata è stato quello inerente alla Scheda Cliente, uno strumento di Studio4 che consente di incrementare la conoscenza del cliente. Logicamente in questa scheda non troveremo solo i dati relativi all’anagrafica o ai contatti del cliente ma molte più informazioni, perché spesso non si ha la totale percezione di quello che è il cliente. Questa scheda, quindi, è fondamentale proprio per la raccolta di informazioni quali: 

• Antiriciclaggio, per verificare se il cliente è stato identificato ai fini di adempimenti antiriciclaggio. 
• Mandati, per verificare l’elenco associato al cliente, che può essere anche suddiviso per anni. 
• Pratiche, per verificare quali sono attive e risultano associate al cliente. 
• Attività, per verificare quali di queste sono associate al cliente. 
• Rapportini, per verificare quante ore sono state impiegate dalle risorse di Studio nella gestione delle attività del cliente. 

• Dati quantitativi e dimensionali, per gestire automaticamente procedure definendole sui servizi a mandato o extra mandato. 
• Documenti gestiti, per verificare i documenti emessi in capo al cliente e suddivisi tra addebiti, avvisi di parcella e fatture. 
• Situazione economica, per verificare la situazione del cliente. 

Per qualsiasi domanda, informazione o curiosità rispetto a questi due processi di Studio4, potrete contattare Claudia (claudia@si-net.it) e Angelo (angelo.peraboni@si-net.it).