Durante la tredicesima puntata della Scatola dei trucchi, Claudia e Angelo, consulenti per il mondo degli Studi Professionali in Si-Net, hanno messo sul tavolo nuove tematiche per raggiungere gli scopi del manifesto della rubrica: stare accanto ai clienti, anticipare i loro bisogni, offrire loro la possibilità di formarsi e informarsi.
L’argomento affrontato riguarda l’Analisi clienti e opportunità.
Il modulo Gestione relazioni clienti, mediante la funzione Analisi clienti e opportunità, permette di analizzare e segmentare i clienti dello studio per offrire loro servizi il più possibili aderenti alle loro esigenze.
Cos’è Analisi clienti e opportunità?
È uno strumento che consente allo studio di associare opportunità di servizio adeguate alle caratteristiche dell’insieme di clienti selezionati. Consente inoltre di veicolare i supporti di comunicazione liberamente definibili dallo studio o derivabili da modelli di comunicazione standard forniti da Sistemi.
Le fasi previste dall’Analisi clienti e opportunità possono essere raggruppate come segue:
- Segmentare i clienti mediante le viste.
- Gestire le opportunità di servizio da offrire ai vostri clienti.
- Predisporre i modelli di comunicazione.
- Inviare in modo massivo le comunicazioni a gruppi omogenei di clienti.
L’analisi dei clienti permette di definire dei raggruppamenti di clienti che vengono definite come Viste. Attingendo a un vasto numero di informazioni presenti sull’anagrafica del cliente o derivate dalla procedura PROFIS/Servizi contabili si potranno segmentare i clienti nel dettaglio.
Un esempio di Viste Sistemi che trovate già disponibili e che vi consentono di raggruppare i clienti per:
- Dati contabili (esercizio, regime contabile, dati quantitativi, ecc.).
- Opportunità di servizio.
- Servizi di fatturazione già attivi.
Il Raggruppamento opportunità di servizio consentirà di visualizzare le opportunità standard disponibili relative a:
- Fatturazione c/terzi.
- Fatturazione on line.
- Gestionali on line.
- Servizi di supporto ft. elettronica.
È possibile creare personalizzare o creare nuove Viste al fine di individuare la classe di clienti che interessa analizzare. Attraverso il bottone Viste e selezionando “nuovo” associamo una descrizione alla vista e valorizziamo i dati utili che la procedura andrà ad estrarre.
Una serie di elementi vi consentirà di raggruppare per gruppi omogenei i clienti, sfruttando anche i dati quantitativi (es: numero fatture emesse, totale attivo, importo fatturato).
I dati applicativi consentiranno di estrarre i dati utili dagli adempimenti gestiti (es: dichiarazioni fiscali, bilanci, comunicazioni periodiche ecc.). Sarà inoltre possibile definire dei dati liberi, sempre nell’ottica di creare gruppi omogenei.
I campi utente rappresentano un’ulteriore possibilità di definire dei raggruppamenti clienti maggiormente dettagliati e specializzati. Si tratta di attributi liberi che potete definire autonomamente per meglio classificare i vostri clienti.
Di default vi verranno già proposti i seguenti: Gestione magazzino, Competenza informatica, Utilizzo software gestionale.
Per ciascun cliente di studio analizzato dalla funzione “Analisi clienti e opportunità” è necessario definire un indirizzo e-mail che riceverà la comunicazione. L’indirizzo viene ereditato automaticamente dall’Anagrafica generale per quei clienti dove l’e-mail è valorizzata (nel caso in cui ci siano più indirizzi mail sarà l’operatore ad individuare quale valorizzare).
IMPORTANTE!
La generazione delle comunicazioni non è possibile se sul cliente non è definito un indirizzo e-mail.
Qualora l’indirizzo cambiasse, è necessario rigenerare la comunicazione mediante l’apposito comando “Genera comunicazione” richiamabile dalla scheda AZIONI.
Analisi clienti e opportunità: configurazione
Al primo accesso alla funzione “Analisi clienti” e opportunità per tutti i clienti attivi sullo studio viene abilitata la configurazione per eseguire l’invio di e-mail. Eventuali nuovi clienti, aggiunti successivamente al primo avvio, per cui è necessario eseguire l’invio di comunicazioni, dovranno essere configurati manualmente accedendo alla presente funzione.
All’interno della configurazione lo Studio potrà andare a definire quale sarà il modello di invio mail. Sistemi mette a disposizione un modello standard (Modello gestione Relazione clienti): lo Studio può quindi utilizzare questo modello o sceglierne altri personalizzati. Il modello scelto è valido per tutti i clienti dello Studio.
I Modelli di comunicazione rappresentano lo strumento per veicolare ai clienti l’offerta di servizio che si intende proporre, in base alle opportunità di servizio definite per il cliente.
La gestione dei modelli vi permette di:
- Utilizzare i modelli standard.
- Creare dei modelli personalizzati.
Le Opportunità di servizio rappresentano i servizi che lo Studio intende proporre ai propri clienti. Sistemi mette a disposizione delle Opportunità standard utili qualora si voglia offrire ai propri clienti il servizio di fatturazione elettronica. L’operatore di Studio può utilizzare i modelli di comunicazione forniti da Sistemi oppure crearne dei propri personalizzati.
Analisi clienti e opportunità: processo di creazione
Definiti i modelli di comunicazione e associati alle opportunità di servizio si potranno associare ai clienti, per gruppi omogenei, attraverso il bottone “genera comunicazione”, verranno create le varie comunicazioni che successivamente potranno essere inviate ai clienti tramite e-mail.
Il processo di comunicazione può essere sfruttato per fare pervenire ai clienti le circolari di studio.
Mediante la funzione Dettaglio cliente c’è la possibilità di avere a disposizione una scheda del cliente in cui sono riepilogati:
- I riferimenti anagrafici.
- I campi utente valorizzati per cliente in oggetto.
- Il dettaglio delle opportunità di servizio, con evidenza dello stato (aperte/chiuse) e di eventuali annotazioni.
- Le eventuali note riferite al cliente.
Il comando Invio comunicazione consente di inviare le comunicazioni generate. Avviando la funzione viene richiamato il programma “Distribuzione documenti” che consente di eseguire l’invio delle comunicazioni via e-mail.
